Besluit ondermandaat en volmacht directeuren Algemene Rekenkamer

Preambule en grondslag

Het college van de Algemene Rekenkamer heeft een aantal van zijn bevoegdheden gemandateerd aan de secretaris. Dit is vastgelegd in het Besluit taak, mandaat en volmacht secretaris Algemene Rekenkamer (besluit van 12 april 2022, nr. 22001610). Artikel 4 van dat besluit biedt de secretaris de mogelijkheid een aantal bevoegdheden in ondermandaat bij onder hem ressorterende ambtenaren te beleggen. Tenzij anders is bepaald, omvat de verlening van ondermandaat op grond van artikel 2 mede verlening van een volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, en een machtiging om in naam van het college handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. Waar het gaat om personeelsaangelegenheden wordt in dit besluit expliciet gesproken over volmacht, in het licht van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra), die op 1 januari 2020 in werking is getreden. Per 1 maart 2020 heeft de directie staf een nieuwe structuur. Dat heeft geleid tot enkele andere functienamen.
Het gaat om bevoegdheden op het gebied van het primair proces, de financiën en het personeel. Per 1 mei 2022 treedt de Wet open overheid in werking. Dit besluit is daarop aangepast. Als er in dit besluit onderscheid is tussen ‘directeur’ of ‘directeur staf’ dan wordt dat expliciet benoemd. Waar in dit besluit ‘zijn’ staat, wordt geacht ook ‘haar’ te kunnen staan.

De secretaris van de Algemene Rekenkamer,

Overwegende dat de secretaris een aantal bevoegdheden betreffende het
primair proces, de financiën en het personeel van de directies wenst te mandateren aan de directeuren;

Gelet op artikel 4 van het Besluit taak, mandaat en volmacht secretaris Algemene Rekenkamer van 19 december 2019, nr. 19011776;

Besluit

Het primair proces

Artikel 1

Met het primair proces worden alle activiteiten en processen bedoeld binnen de Rekenkamer die bijdragen aan de externe impact van de Algemene Rekenkamer. Dit hoofdstuk ziet zowel op de bevoegdheden van de directeuren onderzoek (primair onderzoeksproces) als die van de directeur staf (primaire staf-processen).
De directeur wordt mandaat en volmacht verleend voor alle bevoegdheden die betrekking hebben op het primair proces binnen zijn directie, onverminderd de mandaatverlening in het Besluit taak, mandaat en volmacht secretaris Algemene Rekenkamer.
Tot de aangelegenheden bedoeld in het eerste lid, behoren in ieder geval:
a.   de taken van integraal management (allocatie van mensen en middelen) binnen het primair proces;
b.   het leidinggeven aan de aan de directeur toegekende medewerkers;
c.   het waarborgen van de efficiency en effectiviteit van producten en processen;
d.   het waarborgen van het werken vanuit het gemeenschappelijk belang van de Algemene Rekenkamer;
e.   de overige uitvoeringsaspecten van de primaire processen in zijn directie en de processen die ter ondersteuning daartoe dienen.

Artikel 2

De directeur oefent zijn mandaat en volmacht uit met inachtneming van de aanwijzingen van het college, de secretaris en de verantwoordelijke portefeuille-houders en in overeenstemming met het vastgestelde beleid en de strategie.

Artikel 3

De directeur legt periodiek verantwoording af over de aan hem gemandateerde bevoegdheden en verstrekt aan de secretaris regelmatig inlichtingen over de resultaatgebieden en prestatie-indicatoren die zijn vastgelegd in zijn kernprofiel van het functiegebouw.

Artikel 4

Bij langdurige afwezigheid van een directeur onderzoek treedt één van de andere directeuren onderzoek of de directeur staf in zijn plaats of kan de secretaris tot een andere voorziening besluiten. Bij korte afwezigheid worden besluiten inzake het primair proces aangehouden.

De Financiën

Artikel 5

Aan de directeur wordt mandaat en volmacht verleend voor bevoegdheden in zake de materiële uitgaven van zijn directie, onverminderd de mandaatverlening in het Besluit taak, mandaat en volmacht secretaris Algemene Rekenkamer. De directeur is bevoegd om namens de Algemene Rekenkamer besluiten te nemen, verplichtingen aan te gaan en betalingen te doen ten laste van de aan hem toegekende budgetten binnen de aan hem toegekende kostenplaatsen.
Aan de directeur staf wordt mandaat en volmacht verleend voor bevoegdheden ter zake van de personele uitgaven en het opleidingsbudget van de Algemene Rekenkamer, onverminderd de mandaat-verlening in het Besluit taak, mandaat en volmacht secretaris Algemene Rekenkamer. De directeur staf is bevoegd om namens de Algemene Rekenkamer besluiten te nemen, verplichtingen aan te gaan en betalingen te doen ten laste van het personeelsbudget.
De directeur oefent zijn bevoegdheden uit binnen de regels die aan het budget-beheer zijn gesteld.

Artikel 6

De directeuren zijn verantwoordelijk voor het beheer van de aan hen toegekende budgetten. De waarnemend manager Financiën ondersteunt de directeuren bij het beheer daarvan, levert daarvoor relevante managementinformatie aan en ziet met de senior adviseur-controller toe op het beheer van de aan de directeuren toegekende budgetten.
De senior adviseur-controller ziet toe op de registratie van het afstemmings-, toetsings- en besluitvormingsproces en op controle achteraf van de juiste uitvoering van besluiten over financiële aangelegenheden. De senior adviseur-controller verkrijgt hiertoe alle informatie die hij nodig acht voor het uitvoeren van zijn taak. De senior adviseur-controller rapporteert hierover aan de secretaris.
De maandverantwoording wordt, na akkoord en ondertekening door de senior adviseur-controller, door de directeur staf vastgesteld.

Artikel 7

De directeuren leggen periodiek verantwoording af aan de secretaris over de aan hen verleende bevoegdheden.

Artikel 8

In geval van ziekte of verlof van de directeur treedt een van de andere directeuren in zijn plaats bij de afhandeling van financiële aangelegenheden. In geval van ziekte of verlof van de manager MMO neemt de directeur staf deze functie waar. Bij langdurige afwezigheid kan de secretaris tot een andere voorziening besluiten.

Artikel 9

De directeur staf kan bevoegdheden op het gebied van de financiën, het personeel
en besluiten in het kader van verzoeken op grond van de Wet open overheid bij schriftelijk door het college en de secretaris goed te keuren gezamenlijk besluit, geheel of gedeeltelijk mandateren aan één of meer onder hem ressorterende functionarissen.

Het Personeel

Artikel 10

De directeur wordt volmacht verleend met betrekking tot de personele aan-gelegenheden die verband houden met zijn taken en de taken van de aan hem toegekende medewerkers, onverminderd hetgeen is geregeld in het Besluit taak, mandaat en volmacht secretaris Algemene Rekenkamer. De directeur neemt bij de uitoefening van zijn volmacht artikel 13 van dit besluit in acht. De verantwoordelijkheid voor de administratieve verwerking van de beslissingen van de directeur ligt bij de manager MMO.
Tot de aangelegenheden bedoeld in het eerste lid, behoren in ieder geval:
a. de taken van integraal management op personeelsgebied;
b. het leidinggeven aan de aan de directeur toegekende medewerkers.
Bij langdurige afwezigheid van de directeur besluit de secretaris welke andere directeur in zijn plaats treedt. Bij korte afwezigheid worden besluiten inzake personeelsaangelegenheden aangehouden.

Artikel 11. Procedure en begrenzing volmacht inzake personeelsaangelegenheden.

In het algemeen geldt een informatie-, signalerings- en verantwoordingsplicht jegens degene die de volmacht heeft verleend. Dit geldt in het bijzonder voor die gevallen waarin leidinggevenden willen afwijken van het personeelsbeleid van de Algemene Rekenkamer, de cao Rijk voor zover de cao dit expliciet toelaat, budgetafspraken, aanwijzingen van de secretaris en adviezen van het team P&O. In dat geval wordt vooraf toestemming gevraagd aan degene die de volmacht heeft verstrekt.
Voor elke functionaris aan wie bij dit besluit volmacht is verstrekt geldt het volgende:
a.   de directeur legt beslissingen over werving en selectie, beloning, in- en doorstroom, ontslag, detachering, interne overplaatsing tussen directies, wijziging van de functie, arbeidsduur en werktijden, bijzondere verlofvormen (zoals levensloopverlof, studieverlof, pas-regeling) en andere rechtspositionele, formatief en/of budgettair majeure besluiten vooraf aan team P&O voor ter toetsing. Team P&O toetst het besluit aan het Burgerlijk Wetboek, de cao Rijk, het personeelsreglement, het personeelsbeleid van de Algemene Rekenkamer, de budgetafspraken en aanwijzingen van de secretaris. Een directeur kan bij beslissingen die genoemd zijn in het eerste lid van dit artikel uitsluitend afwijken van het advies van team P&O na goedkeuring van de secretaris. Degene die hierover beslist, informeert team P&O;
b.   rechtspositionele, formatieve en/of budgettaire besluiten over werktijden, verlaging van de arbeidsduur, reiskosten en regulier verlof, compensatie-uren, zwangerschaps- en bevallingsverlof, ouderschapsverlof, adoptieverlof, zorgverlof, calamiteitenverlof en IKB-aanvragen worden door de directeur genomen conform het Burgerlijk Wetboek, de cao Rijk, het personeels-reglement, het personeelsbeleid van de Algemene Rekenkamer, de budget-afspraken en aanwijzingen van de secretaris. Zo nodig ondersteunt team P&O Een directeur informeert team P&O over beslissingen tot verlaging van de arbeidsduur;
c.   voor beslissingen die aan de secretaris zijn voorbehouden kunnen directeuren voorstellen indienen bij de secretaris. Zij voegen bij dat voorstel het advies van team P&O;
d.   de directeuren leggen periodiek verantwoording af over de wijze waarop zij invulling geven aan de in artikel 10 en 11 genoemde taken en verantwoordelijkheden en zij verstrekken de secretaris regelmatig inlichtingen over de resultaatgebieden en prestatie-indicatoren die zijn vastgelegd in hun functieprofiel in het functie-gebouw;
e.   voor het afstemmings-, toetsings- en besluitvormingsproces geldt een informatieplicht richting team P&O.

Artikel 12

De directeuren zijn verantwoordelijk voor het beheer van de aan hen toegekende personele capaciteit. De manager MMO ondersteunt de directeuren bij het beheer van de toegekende capaciteit, levert daarvoor relevante managementinformatie aan en ziet met de senior adviseur-controller toe op het personeelsbeheer van de directeuren.
De senior adviseur-controller ziet toe op de registratie van het afstemmings-, toetsings- en besluitvormingsproces en op controle achteraf van de juiste uitvoering van beslissingen over personele aangelegenheden. De senior adviseur-controller verkrijgt hiertoe alle informatie die hij nodig acht voor het uitvoeren van zijn taak. De senior adviseur-controller rapporteert hierover aan de secretaris.

Wet open overheid

Artikel 13 De Wet open overheid

Aan de directeur staf wordt mandaat verleend om, na akkoord van het college, besluiten te nemen inzake bezwaarprocedures naar aanleiding van verzoeken in het kader van de Wet open overheid. Dit mandaat ziet op het gehele proces.
De directeur staf is bevoegd bovenstaande bevoegdheden geheel of gedeeltelijk te mandateren aan één of meer onder hem ressorterende functionarissen.

Besluit en ondertekening

Artikel 14

Dit besluit treedt per direct in werking. Het Besluit ondermandaat en volmacht directeuren Algemene Rekenkamer (3 maart 2020, nr. 20001112) vervalt met ingang van de inwerkingtreding van dit besluit.
Dit besluit zal worden gepubliceerd op de website van de Algemene Rekenkamer. Dit besluit zal bekendgemaakt worden in de Staatscourant.

Dit besluit wordt aangehaald als: het Besluit ondermandaat en volmacht directeuren Algemene Rekenkamer.

Den Haag, 12 april 2022,

drs. C. (Cornelis) van der Werf,
secretaris

Aldus goedgekeurd door de Algemene Rekenkamer op 12 april 2022.

drs. A.P. (Arno) Visser,
president