Resultaten verantwoordingsonderzoek 2016 bij het Ministerie van Defensie

Onze conclusies

In 2016 was de krijgsmacht, net als in eerdere jaren, in meer dan twintig missies en operaties over de hele wereld actief. De frequentie, de duur en de intensiteit van deze missies en operaties eisen echter een zware tol van de krijgsmacht. Ondertussen stelt de NAVO, mede vanwege de spanning aan de oostgrenzen maar ook door de veranderde opstelling van de Verenigde Staten, hogere eisen aan de inzetbaarheid en gereedheid van de bondgenootschappelijke strijdkrachten. De krijgsmacht heeft moeite om hieraan te voldoen. Aan de primaire taken van de krijgsmacht, verdediging van het nationaal en bondgenootschappelijk grondgebied en het uitvoeren van missies over de hele wereld, kan Defensie volgens de eigen criteria al enkele jaren slechts met beperkingen voldoen.

De beperkingen in de inzetbaarheid in de afgelopen jaren zijn volgens de minister van Defensie het gevolg van de effecten van taakstellingen uit het verleden en zij achtte extra budget nodig om de krijgsmacht op peil te houden. In ons verantwoordingsonderzoek over 2015 wezen we erop dat een belangrijke sleutel voor herstel van de inzetbaarheid van de krijgsmacht ligt in de bedrijfsvoering van het ministerie. Indien die op orde is, kan de minister van Defensie goed onderbouwd bepalen waar extra geld nodig is om de beschikbaarheid van materieel te vergroten en daarmee de operationele gereedheid te verbeteren. Het is dus zaak de bedrijfsvoering op orde te brengen.

Verbetering logistieke keten actief ter hand genomen; niet langer ernstige onvolkomenheid

Het Ministerie van Defensie zet vaart achter de implementatie van het in augustus 2016 vastgestelde plan van aanpak Verbeteren logistieke keten reserveonderdelen. De uitvoering van het plan leidt tot verbeteringen in de logistieke keten, zoals een toegenomen leverbetrouwbaarheid van onderdelen. Of de waargenomen stijging van het aantal operationeel gerede eenheden hieraan toe te schrijven is, kan nog niet vastgesteld worden.

De voortvarende aanpak van de problematiek in de logistieke keten vormt voor ons aanleiding deze problematiek niet langer als een ernstige onvolkomenheid aan te merken. Zolang het functioneren van de gehele logistieke keten nog belangrijke leemten vertoont, beschouwen wij de problematiek nog als een onvolkomenheid.

Twee onvolkomenheden opgelost; twee nieuwe onvolkomenheden

Het aantal onvolkomenheden in de bedrijfsvoering van het Ministerie van Defensie is in 2016 gelijk aan dat van 2015. Twee onvolkomenheden (Enterprise Resource Planning-systeem (ERP) en verplichtingenbeheer) zijn opgelost, het IT-beheer en het autorisatiebeheer zijn nog steeds onvolkomenheden en er zijn twee nieuwe onvolkomenheden bij gekomen, te weten informatiebeveiliging en inkoopbeheer.

Aandachtspunt: informatie over personele gereedheid nog niet veel verbeterd

De operationele gereedheid van de eenheden hangt ook af van de personele gereedheid en de geoefendheid. In 2006, in 2009 en opnieuw in 2012 deden wij onderzoek naar de kwaliteit van managementinformatie hierover. In elk van deze jaren concludeerden we dat de interne rapportages van Defensie over de personele gereedheid (nog) niet geschikt waren om tot een juist en volledig beeld over de inzetbaarheid van eenheden te komen. De minister heeft naar aanleiding van onze bevindingen in 2009 een Verbeterprogramma informatie operationele gereedheid opgesteld.

In 2016 hebben we de totstandkoming van de managementinformatie over personele gereedheid opnieuw onderzocht. De situatie lijkt weinig te zijn veranderd. De beperkte ontwikkeling van kwantitatieve criteria voor personele gereedheid en de afhankelijkheid van de (veelvormige) oordelen van de commandanten van de eenheden maken nog steeds dat uit de rapportages niet gemakkelijk een eenduidig en betrouwbaar beeld te verkrijgen. Dit kan daarom onzes inziens een juiste allocatie van middelen belemmeren.

In de komende jaren zullen we derhalve nader onderzoek doen naar de manier waarop het Ministerie van Defensie de personele gereedheid heeft geoperationaliseerd en het registratie- en rapportagesysteem daarover heeft ingericht.

Beleidsinformatie over inzetbaarheid en gereedheid kan nog verbeteren

Het jaarverslag van het Ministerie van Defensie dient ten behoeve van de besluitvorming in het parlement adequate informatie te geven over de haalbaarheid van de inzetbaarheidsdoelstellingen die voor de krijgsmacht zijn geformuleerd en over de oorzaken van eventuele beperkingen daarin. Aan de andere kant kan al te grote openheid hierover het veiligheidsbelang van Nederland schaden. De minister zal dus een balans moeten vinden tussen veiligheid en de transparantie die het democratisch stelsel vergt. Rekening houdend met dit uitgangspunt concluderen we dat de minister de informatievoorziening over de inzetbaarheid en over de gereedheid nog kan verbeteren.

Aanbevelingen

In dit rapport doen we voorts de volgende vijf aanbevelingen:

1. Beleidsinformatie
   Wij bevelen de minister aan om de informatievoorziening over gereedheid nog meer te verbeteren. Dat kan door in het jaarverslag aan te sluiten bij de systematiek van de inzetbaarheidsrapportages die de minister jaarlijks in september naar de Staten- Generaal zendt: de informatie bij elkaar, over alle drie de elementen van operationele gereedheid en over alle eenheden.
2. Personele gereedheid
   We bevelen de minister van Defensie aan om ervoor te zorgen dat het ministerie op korte termijn beschikt over een eenduidige en beter navolgbare manier om informatie over de gereedheid van de krijgsmacht en de eenheden daarin te verzamelen, te registreren en te rapporteren.
3. Informatiebeveiliging
   Wij bevelen de minister aan om ervoor te zorgen dat de centrale sturing op de informatiebeveiliging verbetert. Dat houdt in dat de ontbrekende sturingsmaatregelen alsnog worden getroffen en dat de dossiervorming op orde komt.
4. Inkoopbeheer
   Wij bevelen de minister aan een oorzakenanalyse uit te voeren van de geconstateerde aanbestedingsfouten en zorg te dragen voor een actuele en volledige aanbestedingskalender.
5. Autorisatiebeheer
   Wij bevelen de minister aan de nog resterende acties uit het geactualiseerde verbeterplan voor het autorisatiebeheer voortvarend op te pakken en erop toe te zien dat de Defensieonderdelen deze instrumenten effectief inzetten.

Verder in het rapport

In het rapport werken wij bovenstaande conclusies verder uit:

• Financiële informatie: hierin geven wij ons oordeel over de financiële informatie in het Jaarverslag 2016 van het Ministerie van Defensie. Wij hebben vastgesteld dat de weergegeven informatie rechtmatig is en deugdelijk is weergegeven, met uitzondering van zes gevallen waarin onze tolerantiegrens is overschreden.
• Bedrijfsvoering: hierin geven wij ons oordeel over de ontwikkelingen in de bedrijfsvoering, de opgeloste onvolkomenheden inzake ERP en het verplichtingenbeheer, de blijvende onvolkomenheden op het gebied van de logistieke keten voor de reserveonderdelen (niet langer ‘ernstig’), het IT-beheer en het autorisatiebeheer, en de nieuwe onvolkomenheden op het gebied van informatiebeveiliging en inkoopbeheer. In dit hoofdstuk gaan we tevens, bij wijze van aandachtspunt, in op de managementinformatie over personele gereedheid.
• Beleidsresultaten: hierin bespreken wij de conclusies uit ons onderzoek naar de rapportage aan de Tweede Kamer over de inzetbaarheid en de gereedheid van de krijgsmacht. Ook geven wij ons oordeel over de totstandkoming van de informatie die in het Jaarverslag 2016 van het Ministerie van Defensie is opgenomen over het gevoerde beleid.
• Reactie van de minister en nawoord Algemene Rekenkamer: hierin hebben wij de integrale reactie opgenomen die wij op 25 april 2017 ontvingen van de minister van Defensie, gevolgd door ons nawoord.