Verantwoording van de hulpgelden 2012 voor Haïti

Conclusies

Eind 2012 is een groot deel van de Haïti-hulpgelden (86%) uitgegeven. Voor vijf organisaties waren de activiteiten met de Haïti-hulpgelden eind 2012 afgerond. Het meeste geld is - net als in eerdere - jaren besteed aan het verschaffen van onderdak en aan water en sanitaire voorzieningen.

Jaarlijkse verantwoording SHO verbeterd

De SHO geeft in de Verantwoordingsrapportage 2012 meer inzicht in de geldstromen tussen de hulporganisaties en de internationale koepelorganisaties, zusterorganisaties en veldkantoren. Zo is nu zichtbaar hoeveel geld er via de internationale koepelorganisaties en zusterorganisaties naar de veldkantoren en partnerorganisaties in Haïti gaat.

• De SHO-rapportage biedt ook beter inzicht in de aansluiting tussen de geplande en gerealiseerde resultaten en er staat een toelichting bij afwijkingen in de realisatie. De SHO heeft oorzaken genoemd voor de meeste verschillen tussen planning en realisatie van de projecten. Die uitleg is, echter, soms erg summier.
• De SHO laat in de Verantwoordingsrapportage 2012 ook de programmamanagementkosten per organisatie zien. Helaas kunnen we door de verschillende definities die worden gebruikt (de kosten van) de organisaties niet vergelijken.

Toezeggingen SHO

De SHO zal bij toekomstige acties toezien op het gebruik van een financieel format voor de jaarrekening door de (gast)deelnemers. De SHO heeft geen toezeggingen gedaan op onze aanbeveling uit 2011 over de inhoudelijke controle door de accountant van de feitelijke invulling van het financiële format.

Toezicht door het Ministerie van BZ

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) heeft de accountantsrapportages over 2011 goedgekeurd. De beoordeling van de accountantsrapportages over 2012 is nog niet afgerond; die nemen wij mee in onze rapportage over 2013. Ook zal het Ministerie van BZ zo nodig door een eigen slotaudit zorg dragen voor voldoende zekerheid op het moment van vaststelling van de subsidie.

Aanbevelingen

Wij zijn vanuit het oogpunt van transparantie positief over de ontwikkeling van de voortgangsrapportages over de besteding van de Haïti hulpgelden en het toezicht daarop door het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ). Wij geven de SHO en de minister van BZ de volgende aandachtspunten mee.

• Verschillen planning en realisatie - Voor de SHO: zorg dat voor de Haïti-actie substantiële verschillen tussen planning en realisatie voldoende worden toegelicht.
• Tussentijdse beoordeling – Voor de SHO: Laat bij langlopende hulpacties  de organisaties die hun activiteiten al in een vroeg stadium hebben afgerond in het jaar na afsluiting een eindevaluatie maken. De SHO zou daarna de substantiële verschillen tussen planning en realisatie van resultaten expliciet kunnen beoordelen.
• Voor het Ministerie van BZ: pas de subsidiebeschikking zodanig aan dat zij bij toekomstige langlopende hulpacties voorziet in een tussentijdse afsluiting en beoordeling voor organisaties die hun activiteiten in een vroeg stadium hebben afgerond.
• Eenduidige definitie programmamanagementkosten – Voor de SHO: bevorder dat deelnemers die niet gebonden zijn aan de werkwijze van een internationale koepel bij toekomstige hulpacties een vergelijkbare definitie van programmamanagementkosten hanteren.
• Voor het Ministerie van BZ: zet in internationaal verband in op een vergelijkbare definitie van programmamanagementkosten.
• Financieel format – Voor de SHO: zorg dat de (gast)deelnemers het financiële format niet alleen gebruiken, maar het format ook inhoudelijk laten controleren op getrouwheid door hun huisaccountant.
• Voor het Ministerie van BZ: wijs de SHO erop dat accountantscontrole op inhoud van de formats wenselijk is.