Rapport bij het Jaarverslag 2011 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken

Rapport bij het Jaarverslag

Positieve ontwikkeling bedrijfsvoering zet zich voort

In 2011 heeft het Ministerie van Buitenlandse Zaken de bedrijfsvoering verder verbeterd. In 2010 reduceerde het ministerie het aantal onvolkomenheden al van acht naar twee en die positieve ontwikkeling zet zich voort. In 2011 resteert nog één onvolkomenheid voor het archief- en dossierbeheer. De toezichthoudende rol van het kernministerie op de uitvoerende diensten en posten in het buitenland wordt onvoldoende ingevuld, wat resulteert in onvoldoende inzicht in het archief- en dossierbeheer op de posten.

Opzet van het toezicht vraagt aandacht

De Algemene Rekenkamer constateert dat aandacht voor de opzet van het toezicht nodig is, mede vanwege de grote organisatorische veranderingen bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de risico’s die dat met zich meebrengt voor het financieel beheer. De minister zou in 2012 een departementsbrede toezichtvisie en risicoanalyse voor het toezicht op het postennetwerk moeten realiseren. Vooral in tijden van bezuinigingen en reorganisaties kan dat bijdragen aan een veel efficiëntere inrichting van het toezicht en het stellen van prioriteiten. Zo stelde de Algemene Rekenkamer vast dat de onderlinge afstemming tussen de toezichthoudende directies niet geformaliseerd is waardoor er een verhoogd risico bestaat op inefficiënt toezicht.

Minister gaat toezicht beter inrichten

De minister deelt onze mening dat het toezicht door het departement op het postennetwerk meer visie vereist. Hij heeft de ambitie het toezicht voor alle onderdelen van de bedrijfsvoering meer risicogeoriënteerd in te richten. De minister wil het toezicht laten aansluiten bij de ontwikkelingen op het terrein van de compacte rijksdienst en de regionalisering, die moet leiden tot regionale concentratie van de werkzaamheden van de posten op het terrein van financiële administratie en consulaire zaken (paspoorten en visa).

Over het ministerie

De uitgaven van het Ministerie van Buitenlandse Zaken bedroegen in 2011 € 11 miljard. De personeelsomvang van het departement was 2.714 fte. De financiële informatie in het jaarverslag is deugdelijk weergegeven en de jaarrekening en saldibalans zijn rechtmatig tot stand gekomen.