Rapport bij het Jaarverslag 2012 van het Ministerie van Defensie

Bij het Ministerie van Defensie is de bedrijfsvoering verbeterd. Zowel het financieel beheer als het materieelbeheer laten in 2012 verbetering zien, maar de overgebleven onvolkomenheden zijn deels hardnekkig en vragen aandacht. Aandachtspunt is ook of de bedrijfsvoering tijdig is ingericht voor de nieuwe behoeften van het Ministerie van Defensie. Dit wordt mede ingegeven door de beperkte voortgang van het programma SPEER, dat gericht is op de verbetering van de financiële en materieellogistieke processen met ICT. Daarbij is de informatie over de operationele gereedheid van de krijgsmacht nog niet betrouwbaar. Daarvoor loopt sinds 2010 een verbeterprogramma bij het Ministerie van Defensie.

Financieel beheer en materieelbeheer verbeterd, maar nog niet op orde

Het financieel beheer is in 2012 verder verbeterd. Er worden nog wel relatief veel fouten gemaakt bij de vastlegging van verplichtingen en de controle op betalingen moet beter. De Algemene Rekenkamer vraagt aandacht voor een beheerste transitie van de processen van de bestaande organisatie naar één centraal  financieel-, administratie- en beheerkantoor. Met het materieelbeheer is het ministerie op de goede weg, maar er moet nog een aantal belangrijke stappen gezet worden. Het belangrijkste is dat de commandanten op diverse niveaus hun rol oppakken om het materieelbeheer te sturen en te beheersen.

Zorgen over inrichting bedrijfsvoering op nieuwe behoeften Defensie

De mate waarin de krijgsmacht op orde komt zal afhangen van de keuzes die met de visie op de krijgsmacht van de toekomst worden gemaakt. De bedrijfsvoering en vooral de informatiesystemen moeten bijdragen aan het realiseren van de inzetbaarheidsdoelstellingen van de krijgsmacht. Om te beoordelen of de inzetbaarheidsdoelstellingen nu en in de toekomst gehaald kunnen worden is betrouwbare informatie over de operationele gereedheid en de kosten van personeel en materieel per wapensysteem nodig. De vraag is of de bedrijfsvoering tijdig is ingericht voor de (nieuwe) behoeften. Dit wordt mede ingegeven door de beperkte voortgang van het programma SPEER.

Nog geen betrouwbare informatie over operationele gereedheid

Voor de informatie over de operationele gereedheid, die bestaat uit gegevens over de personele gereedheid, materiële gereedheid en geoefendheid, heeft het Ministerie van Defensie eerder een verbeterprogramma opgesteld. Het ministerie heeft zich ten doel gesteld om in 2014 over optimale sturings- en verantwoordingsinformatie te beschikken. Deze informatie is deels afhankelijk van SPEER en de vraag is of dit doel gehaald kan worden.

Programma SPEER vertraagd, nieuwe planning op kritisch pad

Sinds 2005 werkt het ministerie aan een Defensiebreed financieel en materieellogistiek informatievoorzieningssysteem. Dit wordt gerealiseerd met het programma SPEER, dat van groot belang is voor de ondersteuning van de bedrijfsvoering. In 2012 is opnieuw vertraging ontstaan. Door de reorganisatie staat er grote spanning op de verdere uitvoering van het programma. De nieuwe planning voor de afronding van het programma SPEER ligt op een kritisch tijdpad. In de planning is nog geen rekening gehouden met eventueel veranderende behoeften als gevolg van de visie op de krijgsmacht.

Reactie van de minister en nawoord Algemene Rekenkamer

In haar reactie geeft de minister aan dat het Ministerie van Defensie voortgang heeft geboekt bij het verbeteren van het beheer. Het werkt verder aan het beheer en de bedrijfsvoering, waaronder het programma SPEER. De minister deelt de zorg over de beperkte voortgang van het programma SPEER en daarmee over de tijdige inrichting van de algemene bedrijfsvoering in relatie tot de nieuwe behoeften van Defensie. In haar nawoord constateert de Algemene Rekenkamer dat de minister in haar reactie niet ingaat op de mogelijke gevolgen van de nieuwe visie op de krijgsmacht en op een mogelijke nieuwe oriëntatie op SPEER. Het is wellicht nog te vroeg is om hierover concreet uitspraken te doen. De Algemene Rekenkamer vraagt ook aandacht voor het tijdig verkrijgen van de informatie over de materiële gereedheid, waarvan de minister zelf ook aangeeft dat deze afhankelijk is van de voortgang van SPEER.

Over het ministerie

De uitgaven van het Ministerie van Defensie bedroegen in 2012 € 8,1 miljard. Meer dan de helft van de uitgaven betreft personeel (4,5 miljard). De programma-uitgaven bedroegen in 2012 € 2,3 miljard, waarvan het grootste deel bestaat uit uitgaven voor aanschaf en instandhouding van materieel (€ 1,4 miljard). De personeelsomvang van het departement was 60.714 fte. Het Ministerie van Defensie voert een grote bezuinigingsoperatie uit en een grote reorganisatie. Tegelijkertijd lopen meerjarige verbeterprogramma’s voor het beheer en de informatie over de operationele gereedheid. Binnenkort presenteert de minister van Defensie haar visie op de toekomst van de krijgsmacht, met mogelijk gevolgen voor organisatie, bedrijfsvoering en SPEER.