Resultaten verantwoordingsonderzoek 2017 Ministerie van Buitenlandse Zaken

Onze conclusies

Voor de minister van Buitenlandse Zaken is er in 2017 veel veranderd. Het ministerie is verhuisd naar een nieuw gebouw en er is een nieuw financieel systeem in gebruik genomen. Ook bij de ambassades is de digitalisering voortgeschreden, het ministerie heeft in 2017 met E-kassa het elektronisch betalen voor consulaire dienstverlening geïmplementeerd.  

Onvolkomenheden

We zien een duidelijke verbetering bij de digitale archivering, waardoor deze onvolkomenheid in 2017 is opgelost. Onze aanbevelingen uit ons vorige verantwoordingsonderzoek zijn namelijk grotendeels opgevolgd, waardoor het gebruik van het digitale archiveringssysteem in 2017 op een aanvaardbaar niveau is gekomen. Op andere terreinen die we bij het ministerie hebben onderzocht zien we een zekere stagnatie. Dit geldt in het bijzonder voor informatiebeveiliging, waarbij wij een onvolkomenheid hebben geconstateerd. De minister heeft bij informatiebeveiliging nog geen sluitend managementsysteem en mist op centraal niveau inzicht in de naleving van de informatiebeveiliging bij de directies en posten.

Aandachtspunten

Bij vastgoed zien we weliswaar beperkte verbeteringen, maar stellen we ook vast dat de uitvoering van de projecten opnieuw achterblijft bij de planning en dat de managementinformatie beter kan. Vastgoed blijft daarom voor ons een aandachtspunt. Het beheer van het nieuwe financiële systeem (SAP) is in 2017 voor ons ook een aandachtspunt geworden. Het financiële systeem is eigendom van de minister van Infrastructuur en Waterstaat. Daar hebben we geconstateerd dat het beheer van het financiële systeem door de minister van Infrastructuur en Waterstaat onvoldoende is. Zonder extra compenserende maatregelen loopt ook de minister van Buitenlandse Zaken daardoor risico’s.

Beleidsresultaten

Verder hebben we gekeken naar de huidige stand van zaken bij het beleid gedetineerdenbegeleiding in het buitenland. We hebben de gegevens van 2017 toegevoegd en gekeken naar de opvolging van onze aanbevelingen van vorig jaar. Na actualisatie van de gegevens constateren we dat de situatie vergelijkbaar is met die van vorig jaar. Wij blijven daarom bij onze constatering van vorig jaar, dat de beleidswijziging niet heeft geleid tot de voorgenomen reallocatie van middelen, tot uitdrukking komend in een hoger aantal bezoeken in zorglanden. 

Verder zijn er maatregelen genomen om de kwetsbaarheid van gedetineerden in niet- zorglanden beter te monitoren. Of deze maatregelen in de praktijk het gewenste resultaat hebben, hebben we niet kunnen onderzoeken.

Verder in het rapport

In de volgende hoofdstukken werken wij bovenstaande conclusies verder uit:

• Hoofdstuk 3, ‘Financiële informatie’: hierin geven wij ons oordeel over de financiële informatie in het Jaarverslag 2017 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Wij hebben vastgesteld dat de weergegeven informatie op totaalniveau rechtmatig is en deugdelijk is weergegeven. Op artikelniveau is ons oordeel dat de informatie rechtmatig en deugdelijk is weergegeven.
• Hoofdstuk 4, ‘Bedrijfsvoering’: hierin geven wij ons oordeel over de bedrijfsvoering van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. In 2017 is er één onvolkomenheid geconstateerd.
• Hoofdstuk 5, ‘Beleidsresultaten’: hierin bespreken wij de conclusies uit ons onderzoek naar gedetineerdenbegeleiding in het buitenland. Ook geven wij ons oordeel over de totstandkoming van de informatie die in het Jaarverslag 2017 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is opgenomen over het gevoerde beleid.
• Hoofdstuk 6, ‘Reactie van de minister en nawoord Algemene Rekenkamer’: hierin vatten wij de reactie samen die wij op 25 april 2018 ontvingen van de minister van Buitenlandse Zaken.