Resultaten verantwoordingsonderzoek 2018 Ministerie van Buitenlandse Zaken

Onze conclusies

In 2018 is het ministerie begonnen met het centraliseren van de dienstverlening aan de posten. De dienstverlening werd vanaf 2011 tot 2018 verzorgd door regionale serviceorganisaties (RSO’s) waarvan er in 2018 nog 7 over waren. De dienstverlening wordt naar Nederland verplaatst en geconcentreerd in 3 gespecialiseerde serviceorganisaties, de Financiële Service Organisatie (FSO), de Consulaire Service Organisatie (CSO) en Wereldwijd Werken (3W). Verder zijn in 2018 de organisatieonderdelen die nog niet naar de Rijnstraat waren verhuisd geplaatst in het nabijgelegen kantoorgebouw Terminal Zuid.

Onvolkomenheden

In 2017 constateerden we een onvolkomenheid in de informatiebeveiliging. In 2018 waren de problemen in de informatiebeveiliging nog niet opgelost. We handhaven daarom onze onvolkomenheid waarbij we specifiek aandacht vragen voor het achterlopen van accreditaties van informatiesystemen (doet het systeem wat het moet doen). Deze accreditaties zijn onder meer nodig voor het digitaal uitwisselen van informatie met de Europese Unie en de NAVO. Het risico hierbij is dat de minister van Buitenlandse Zaken de noodzakelijke EU- en NAVO-informatie niet meer digitaal kan ontvangen.

Aandachtspunten

Vorig jaar is het beheer van het financiële systeem (SAP) voor ons een aandachtspunt geweest. Dit jaar hebben we geconstateerd dat de minister voldoende compenserende maatregelen heeft genomen om de tekortkomingen in het beheer op te vangen. Het beheer van het financiële systeem is voor ons daarom geen aandachtspunt meer. Verder hebben we in 2018 gekeken naar de ontwikkelingen rondom de volmacht die het Ministerie van Buitenlandse Zaken nodig heeft om vastgoed in het buitenland te kunnen verkopen. Daaruit bleek dat het Rijksvastgoedbedrijf met het Ministerie van Buitenlandse Zaken de mogelijkheid gaat onderzoeken om te komen tot een nieuwe volmacht.

Beleidsresultaten

In 2018 hebben we onderzoek gedaan naar de ontwikkelingen in het postennetwerk van het Ministerie van Buitenlandse Zaken in de periode van 2014 tot en met 2018. Ons onderzoek heeft zich specifiek gericht op de uitvoering van de motie-Sjoerdsma1 en de motie-Van Ojik2 3, die bedoeld waren om de bezuinigingen op het postennet te verzachten.

Ook hebben wij gekeken naar de bijdrage van € 10 miljoen, die via het regeerakkoord in 2018 extra voor het postennet is gereserveerd. Onze conclusie is dat de oorspronkelijk door de regering beoogde besparing in het postennet in belangrijke mate gecompenseerd is door de 2 moties en door de intensivering als gevolg van het regeerakkoord. Uiteindelijk zijn de totale kosten van het postennet uitgekomen boven het niveau van voor de bezuiniging. Als het gaat om de inzet van personeel, heeft de minister van Buitenlandse Zaken de uitvoering van de moties en de intensivering zorgvuldig gepland en uitgevoerd.

Verder in het rapport

In de volgende hoofdstukken werken we de conclusies verder uit:

• Hoofdstuk 2, ‘Feiten en cijfers’: hierin geven we een korte beschrijving van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de omvang van het begrotingshoofdstuk waarover wij ons oordeel geven.
• Hoofdstuk 3, ‘Financiële informatie’: hierin geven wij ons oordeel over de financiële informatie in het Jaarverslag 2018 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Wij hebben vastgesteld dat de financiële verantwoordingsinformatie op totaalniveau rechtmatig, betrouwbaar en ordelijk is. Op artikelniveau is ons oordeel dat de financiële verantwoordingsinformatie rechtmatig, betrouwbaar en ordelijk is en voldoet aan de regels voor het inrichten van de jaarverslagen.
• Hoofdstuk 4, ‘Bedrijfsvoering’: hierin geven wij ons oordeel over de bedrijfsvoering van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. In 2018 is er 1 onvolkomenheid geconstateerd inzake informatiebeveiliging. Ten opzichte van 2017 is deze situatie ongewijzigd. In dit hoofdstuk staan ook belangrijke risico’s en aandachtspunten over de bedrijfsvoering.
• Hoofdstuk 5, ‘Beleidsresultaten’: hierin bespreken wij de conclusies uit ons onderzoek naar het postennet van het ministerie. Ook geven wij ons oordeel over de totstandkoming van de informatie die in het Jaarverslag 2018 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is opgenomen over het gevoerde beleid.
• Hoofdstuk 6, ‘Reactie van de minister en nawoord Algemene Rekenkamer’: hierin vatten we de reactie samen die we op 24 april 2019 ontvingen van de minister van Buitenlandse Zaken.