Beoordelingskader materieelbeheer

De minister is verantwoordelijk voor het materieelbeheer betreffende zijn begroting. Wij toetsen het materieelbeheer aan de relevante wet- en regelgeving. Daarnaast letten wij specifiek op een aantal belangrijke aspecten van het materieel beheer, de zogenaamde ‘key controls’.

Indien er afwijkingen van de wet- en regelgeving zijn geconstateerd, maar ook als een key control ontbreekt, zijn dit tekortkomingen die kunnen leiden tot onvolkomenheden respectievelijk ernstige onvolkomenheden. Daarbij is onder andere van belang:

• Hoe lang deed de tekortkoming zich voor (9 maanden of langer)?
• Hoe hoog was het financiële risico?
• Hoe ernstig verstoorde de tekortkoming de bedrijfsvoering van het ministerie?

Algemene normen en nadere uitwerking

Wij onderzoeken de rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid van het materieelbeheer.

Wet- en regelgeving

Met betrekking tot het materieel beheer is de volgende wet- en regelgeving van toepassing:

Nederlandse wetten

• Comptabiliteitswet 2016 (CW 2016);
• Burgerlijk Wetboek, Boek 2, Titel 9 (v.w.b. waardering roerende en onroerende zaken);
• Burgerlijk Wetboek, Boek 3, artikel 1 t/m 10;
• Erfgoedwet;
• Archiefwet.

Ministeriële regelingen (MR)

• Regeling materieelbeheer roerende zaken van het Rijk;
• Regeling beheer onroerende zaken Rijk 2017;
• Regeling agentschappen;
• Regeling beheer rijkscollectie en subsidiering museale instellingen;
• Archiefbesluit;
• Besluit taak RVB.

Verslaggevingsstandaarden

• Rijksbegrotingsvoorschriften;
• Richtlijnen voor de jaarverslaggeving.

Naast deze wet- en regelgeving gelden de volgende overige (beleids)regels

• Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving.

Key-controls

De volgende 4 generieke beheersingsmaatregelen (key controls) en uitwerking toetsen wij in samenhang om de kwaliteit van het materieel beheer te beoordelen.

1.  Actuele risicoanalyse

Het ministerie heeft een risicoanalyse uitgevoerd op het materieelbeheer. De risicoanalyse wordt ten minste jaarlijks geactualiseerd en de resultaten worden juist en volledig vastgelegd.

De risicoanalyse bevat ten minste de volgende beheersmatige stappen:

1. inventariseren welke risico’s er in het kader van materieelbeheer (kunnen) worden gelopen;
2. inschatten welke kans er bestaat dat de risico’s zich zullen voordoen;
3. inschatten wat de gevolgen (effecten) zijn als de risico’s zich voordoen, waarbij in het algemeen de kans vermenigvuldigd met het effect een indicatie geeft van de omvang van het risico;
4. bepalen of en in welke mate die risico’s beheerst moeten worden. Het beheersen van de risico’s kan door het treffen van maatregelen in de sfeer van preventie (bijvoorbeeld beveiligingsmaatregelen) en/of in de repressieve sfeer van de opvang van of het herstel van de gevolgen van de risico’s als die zich zullen voordoen (bijvoorbeeld door een calamiteitenplan, waaronder adequate maatregelen onmiddellijk na een schade-evenement);
5. het treffen van preventieve en/of repressieve maatregelen om de risico’s respectievelijk te voorkomen of te verminderen.

De resultaten van de risicoanalyse alsook van daadwerkelijk opgetreden risico’s worden juist en volledig vastgelegd/bijgehouden.

2. Functiescheiding

Er bestaat functiescheiding tussen:

• Beschikkende functie (medewerkers die inkopen doen, medewerkers die opdrachten geven tot uitgifte van materieel uit magazijn, medewerkers die beslissen over afstoten van goederen);
• Bewarende functie (medewerkers die het materieel beheren);
• Uitvoerende functie (medewerkers die met het materieel werken);
• Controlerende functie (medewerkers die inventarisaties uitvoeren en controleren dat het materieel op een juiste wijze wordt onderhouden en opgeslagen, maar ook een concerncontroller die op het niveau van de organisatie toezicht houdt);
• Registrerende functie (medewerkers van de administratie die de voorraadadministratie bijhouden en eventueel verschillen afboeken).

De functiescheidingen en bijbehorende autorisaties dienen juist en volledig in de geautomatiseerde (ERP-)systemen te zijn doorgevoerd. Daartoe dient een toereikend autorisatiebeheer aanwezig te zijn. Toereikend in de zin dat periodiek (minimaal jaarlijks) de juistheid en volledigheid van de toegekende autorisaties wordt gecontroleerd in relatie tot de functies en bijbehorende rollen (taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden).

3. Voorraadadministratie

Activa/inventarisadministratie

Het ministerie houdt een inventarisadministratie bij van de aangewezen inventarisgoederen/activa. De administratieve organisatie van het ministerie waarborgt de juistheid en volledigheid van de inventarisadministratie (bijvoorbeeld via een verbandlegging tussen ontvangst en afgifte-opdrachten, pakbonnen, ontvangstbevestigingen, besluiten van overtolligstelling etc.). In de inventarisadministratie zijn ten minste de volgende gegevens vastgelegd:

1. de plaats waar deze zaken zich binnen de organisatie dienen te bevinden. Voor museale voorwerpen en voorwerpen met enige financiële waarde ook het vertrek/ruimte waar deze zich bevinden;
2. wie daarover het dagelijks beheer voert of wie daarvan dagelijks gebruikmaken;
3. de jaarlijkse en cumulatieve afschrijvingen en bijzondere waardeverminderingen (alleen bij batenlastenagentschappen);
4. (Voor museale voorwerpen) de conserveringseisen (temperatuur, relatieve luchtvochtigheid);
5. Voor gevaarlijke en brandbare apparatuur: brandveiligheid- en opslageisen.

Voorraadadministratie

Het ministerie houdt een voorraadadministratie bij van de aangewezen voorraden. De administratieve organisatie van het ministerie waarborgt de juistheid en volledigheid van de voorraadadministratie (bijvoorbeeld via een verbandlegging tussen ontvangst en afgifte-opdrachten, pakbonnen, ontvangstbevestigingen, besluiten van overtolligstelling etc.).

In de voorraadadministratie zijn ten minste de volgende gegevens vastgelegd:

1. de aard van de in voorraad gehouden zaken in een bij elke zaak passende eenheid;
2. de voorraadbehoefte en benodigde voorraadniveaus vastgesteld (soort en omvang);
3. de aanwezige hoeveelheden, alsmede de voorraadmutaties;
4. de aanschafprijzen;
5. de leveranciers;
6. de locatie waar de voorraad wordt aangehouden;
7. de namen van de voorraadbeheerders en van de beschikkende functionarissen.

Doel van deze administratie is:

• Het registeren van de hoeveelheden per soort materieel;
• Het signaleren van het bereiken van de bestelvoorraden;
• Het signaleren van verouderde voorraad;
• Het signaleren van te grote voorraden.

4. Inventarisatie

• Daartoe door de minister o.g.v. risicobeheer/-management aangewezen (on)roerende zaken worden ten minste eenmaal per jaar op niet vooraf aangekondigde momenten op aanwezigheid gecontroleerd door een andere functionaris dan de beheerder van de inventaris en de administrateur(s) van de inventaris. Deze controle vindt plaats door middel van list-to-floor en floor-to-list. List-to-floor wil zeggen dat je de lijst uit de administratie haalt van alle voorraden/activa die aanwezig zouden moeten zijn en vervolgens kijkt of deze inderdaad aanwezig zijn. Dit is een controle op juistheid van de administratie. Floor-to-list is dat je de voorraad in het magazijn/de aanwezige activa telt en deze vervolgens vergelijkt met de administratie of er niets mist in de administratie. Dit is een controle op volledigheid.
• Voorraden waarvoor de minister heeft bepaald dat een voorraadadministratie moet worden bijgehouden, worden ten minste eenmaal per jaar op niet vooraf aangekondigde momenten op aanwezigheid gecontroleerd door een andere functionaris dan de voorraadbeheerder/magazijnmeester en voorraadadministrateur. Deze controle vindt plaats door middel van list-to-floor en floor-to-list.
• Afhankelijk van de risico’s wordt de aanwezigheid  van voorraden vaker per jaar gecontroleerd.
• Inventarisatieresultaten worden aangesloten op de administratie van de desbetreffende voorraden of inventarisgoederen.
• Verschillen worden tijdig uitgezocht en in de administratie vastgelegd.

NB: alle roerende zaken hoeven niet allemaal elke periode integraal geïnventariseerd te worden. Partieel roulerende inventarisatie is ook toegestaan, als dit op basis van risico-inschatting mogelijk is.

Bruikleenregister
Voor materieel dat in bruikleen is gegeven aan personeel (zoals telefoons, tablets, laptops, leaseauto’s) beschikt het ministerie over een register waarin is bijgehouden welke medewerker welk materieel in bruikleen heeft. Materieel in bruikleen moet uniek genummerd zijn. Het ministerie ziet toe op het correct gebruik van het materieel in bruikleen. Bij uitdiensttreding wordt het materieel in bruikleen weer ingeleverd.

Meerjarig onderhoudsplan
Het ministerie beschikt over een meerjarig onderhoudsplan waarin is bijgehouden op welk moment en op welke wijze materieel wordt onderhouden zodat materieel niet onnodig snel veroudert.

Meerjarig investeringsplan
Het ministerie beschikt over een meerjarig investeringsplan waarin is bijgehouden hoe oud het bestaande materieel is en welk materieel in de toekomst nodig is zodat blijkt welk materieel in de toekomst gekocht moet gaan worden. Hierdoor ontstaat geen tekort in materieel.

NB: dit is ook een key control bij het inkoopproces omdat op basis van het meerjarig investeringsplan aanbestedingen/inkopen tijdig gestart kunnen worden.

Procedure voor opslag van materieel (Wijze van opslag, gebruik maken van gesloten of open magazijnen en kwijting)
Afhankelijk van de risico’s, het soort materieel, de waarde, de frequentie van gebruik richt het ministerie een procedure in voor de opslag van het materieel.

• Het ministerie beslist of de opslag van materieel in een ruimte plaatsvindt die fysiek open danwel gesloten is. Bij een gesloten magazijn hebben slechts daartoe bevoegde medewerkers toegang tot deze ruimte.
• Het ministerie beslist of de ontvangst en afgifte van materieel in en uit het magazijn plaatsvindt tegen kwijting of niet. Dat wil zeggen dat een magazijnmedewerker alleen materieel in ontvangst mag nemen en afgeven als hier geautoriseerde documenten (zoals een inkooporder of opdracht tot uitgifte) voor zijn.
• Het ministerie beslist over hoe op welke wijze het materieel wordt opgeslagen. Voor specifiek materieel kan het nodig zijn deze bij bepaalde omstandigheden op te slaan. Daartoe geautoriseerde medewerkers controleren periodiek doch ten minste jaarlijks in (secundaire) functiescheiding op de naleving van specifieke wet- en regelgeving zoals milieu- en brandveiligheidswetgeving.

Procedure voor afstoten overtollige activa
Het ministerie heeft een procedurebeschrijving over hoe om te gaan wanneer goederen overtollig zijn geworden. Deze procedure bevat in ieder geval de volgende elementen:

• Wanneer uit een periodieke inventarisatie volgt dat roerende zaken niet nodig zijn voor het beleid en de bedrijfsvoering neemt de minister zo snel mogelijk een besluit dat roerende zaken moeten worden afgestoten. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een formulier 'buitengebruikstelling'.
• De minister informeert Domeinen Roerende Zaken binnen één maand over een besluit tot het overtolligstellen van de roerende zaak.
• De minister draagt het beheer van de roerende zaken die overtollig zijn gesteld over aan Domeinen Roerende Zaken op een door Domeinen Roerende Zaken aan te geven wijze.

Daartoe geautoriseerde medewerker controleert in (secundaire) functiescheiding op de overeenstemming tussen overzicht overtollig en afgestoten verklaarde goederen, de afgiftebonnen van de voorraadbeheerder hieromtrent en de ontvangstbevestigingen/mededelingen dan wel schriftelijke goedkeuringen (bij afstoting in eigen beheer) van respectievelijk DRZ, RVB of OCW. Verschillen worden binnen korte termijn uitgezocht en in administratie vastgelegd.