Beoordelingskader personeelsbeheer

De minister is verantwoordelijk voor het beheer van zijn begroting, dus ook voor de personele uitgaven die in zijn begroting voorkomen. Wij toetsen het beheer van de personele uitgaven aan de relevante wet- en regelgeving, daarnaast letten wij specifiek op een aantal belangrijke aspecten in het personeelsbeheer, de zogenaamde ‘key controls’.

Indien er afwijkingen van de wet- en regelgeving zijn geconstateerd, maar ook als een key control ontbreekt, zijn dit tekortkomingen die kunnen leiden tot onvolkomenheden respectievelijk ernstige onvolkomenheden. Daarbij is onder andere van belang:

• Hoe lang deed de tekortkoming zich voor (9 maanden of langer)?
• Hoe hoog was het financiële risico?
• Hoe ernstig verstoorde de tekortkoming de bedrijfsvoering van het ministerie?

Algemene normen en nadere uitwerking

De focus van de Algemene Rekenkamer binnen het jaarlijkse verantwoordingsonderzoek ligt voor de personele uitgaven op de beheersing van de rechtmatigheidsrisico’s. Daarnaast wordt de deugdelijke weergave in de financiële overzichten in het jaarverslag, alsmede de ordelijkheid en controleerbaarheid van de bedrijfsvoering in het onderzoek betrokken.

De uitwerking van de normen is vooralsnog beperkt tot de beheer van de stroom personele uitgaven, de afkoop van verlof en reisdeclaraties binnenland.

Wet- en regelgeving

Met betrekking tot de stroom personeelsuitgaven, vigeren onder andere de volgende regelingen:

• Ambtenarenwet;
• Algemeen Rijksambtenarenreglement (ARAR 13-1-2010);
• Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984 (BBRA 25-6-2010);
• IKAP-regeling Rijkspersoneel (27-10-2003);
• Wijziging in de financiële arbeidsvoorwaarden sector Rijk 2012 (10-12-2011);
• Reisbesluit en -regeling binnenland.

Key-controls

De volgende generieke beheersingsmaatregelen (key controls) toetsen wij in samenhang om de kwaliteit het beheer van de personele uitgaven te beoordelen.

De 3 key-controls voor afkoop van verlof zijn:

1. Beoordelen registratie van verlof
   Leidinggevenden stellen periodiek vast, al dan niet door middel van deelwaarnemingen, dat het genoten verlof door betreffende medewerker ook daadwerkelijk is geregistreerd. Deze controle en de resultaten dienen zichtbaar te worden vastgelegd.

2. Monitoren en tegengaan van verlofstuwmeren
   Leidinggevenden dienen tijdig (periodiek) het overzicht verlofsaldi uit P-Direkt te beoordelen op dreiging van het ontstaan van verlofstuwmeren boven de norm van 58 uren. Met de betreffende medewerkers dient een gesprek plaats te vinden om het teveel aan verlofuren alsnog op te nemen of indien mogelijk af te laten kopen. Toestemming om meer dan het maximum van 58 uur mee te nemen naar het volgend jaar dient onderbouwd vastgelegd te worden.
3. Beoordelen en goedkeuren afkoop van verlof
   Aanvragen tot het afkopen van verlof moeten door leidinggevenden beoordeeld worden in samenhang met de beschikbare uren én in samenhang met wet- en regelgeving (ARAR-bepalingen). De leidinggevenden krijgen hierbij ondersteuning van een P&O-functionaris.

De 2 key-controls voor declaraties zijn:

1. Beoordelen declaraties
   ​Aan de hand van de rapportages uit P-Direkt moet leidinggevende maandelijks de declaraties beoordelen, waarbij nagegaan wordt of de declaratie terecht is ingediend. Indien afwijkingen worden geconstateerd dient de declaratie afgekeurd en teruggevorderd te worden. Het besluit van de leidinggevenden om een declaratie alsnog goed te keuren en de onderbouwing daarvan dienen vastgelegd te worden in het personeelsdossier.
2. Bonnencontrole
   Medewerker is verantwoordelijk voor het aanleveren van bonnen van alle declaraties aan het Serviceplein. Deze afdeling voert de bonnencontrole uit. De medewerker bonnencontrole controleert maandelijks alle declaraties op aanwezigheid van bonnen en er vindt controle plaats op de juistheid van het gedeclareerde bedrag. Van de declaraties die fout en/of incompleet zijn maakt de medewerker bonnencontrole een melding aan betreffende medewerker en zijn leidinggevende. De meldingen dienen dusdanig vastgelegd te worden dat deze daadwerkelijk gemonitord worden op de verdere afhandeling daarvan.