Ga direct naar inhoud

Beoordelingskader subsidiebeheer

De minister is verantwoordelijk voor het beheer van zijn begroting, dus ook voor het beheer van de subsidies die in zijn begroting voorkomen. Wij toetsen het beheer van de subsidies aan de relevante wet- en regelgeving, daarnaast letten wij specifiek op een aantal belangrijke aspecten in het subsidieproces, de zogenaamde ‘key controls’.

Indien er afwijkingen van de wet- en regelgeving zijn geconstateerd, maar ook als een key control ontbreekt, zijn dit tekortkomingen die kunnen leiden tot onvolkomenheden respectievelijk ernstige onvolkomenheden. Daarbij is onder andere van belang:

  • Hoe lang deed de tekortkoming zich voor (9 maanden of langer)?
  • Hoe hoog was het financiële risico?
  • Hoe ernstig verstoorde de tekortkoming de bedrijfsvoering van het ministerie?

Algemene normen en nadere uitwerking

Door middel van subsidies stimuleert de overheid bepaalde activiteiten van de subsidie-aanvrager, anders dan als betaling voor geleverde goederen of diensten. Een belangrijk risico waarvoor beheersingsmaatregelen moeten worden getroffen betreft misbruik en oneigenlijk gebruik.

Wet- en regelgeving

Europese verdragen, verordeningen en richtlijnen

  • Verdrag betreffende de Europese Unie (VEU), in het bijzonder artikelen 3 en 4;
  • Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie, in het bijzonder hoofdstuk 1 ‘Regels betreffende de mededinging’ van Titel VII ‘Gemeenschappelijke regels betreffende de mededinging, de belastingen en de onderlinge aanpassing van de wetgevingen’;
  • Procedures aanmelden staatssteun, verordening (EU) 2015/1589 voor de toepassing van artikel 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie;
  • Besluit van de Raad van 10 december 2010 betreffende staatssteun ter bevordering van de sluiting van niet-concurrentiekrachtige steenkoolmijnen (2010/787/EU);
  • Algemene groepsvrijstelling voor (melden van) staatssteun; Verordening (EU) nr. 651/2014 en (amendement) Verordening (EU) 2017/1084;
  • Algemene de-minimissteun (Verordening (EU) nr. 1407/2013;
  • Vrijstelling landbouw- en de bosbouwsector en in plattelandsgebieden voor (melden van) staatssteun; Verordening (EU) nr. 702/2014;
  • De-minimissteun landbouw; Verordening (EU) nr. 1408/2013;
  • Vrijstelling in de visserij- en aquacultuursector voor (melden van) staatssteun; Verordening (EU) nr. 1388/2014;
  • De-minimissteun in de visserij- en aquacultuursector; Verordening (EU) nr. 717/2014;
  • Openbaar vervoer per spoor en over de weg; Verordening (EG) nr. 1370/2007;
  • De-minimissteun verleend aan diensten van algemeen economisch belang verrichtende ondernemingen; Verordening (EU) nr. 360/2012;
  • Vrijstelling voor (melden van) staatssteun voor ondernemingen belast met verrichten van diensten van algemeen economisch belang; Besluit van de Commissie nr. 2012/21/EU.

Nederlandse wetten

  • De Algemene Wet Bestuursrecht (AWB), in het bijzonder titel 4.2 ‘Subsidies’;
  • Wet bestuurlijke boete meldingsplichten door ministers verstrekte subsidies;
  • Comptabiliteitswet 2016;
  • Departementale kaderwetten subsidies;
  • Wet terugvordering staatssteun.

Algemene maatregelen van bestuur

  • Besluit FEZ.

Ministeriële regelingen

  • Specifieke subsidieregelingen;
  • Regeling financieel beheer van het Rijk;
  • Regeling Rijksbegrotingsvoorschriften;
  • Aanwijzingen voor subsidieverstrekking die volgen uit het Uniform Subsidiekader (USK).

Ministeriële besluiten

  • Subsidiebeschikkingen.

Zelfstandige ministeriële regeling (beleidsregel)

  • Aanwijzingen voor subsidieverstrekking die volgen uit het Uniform Subsidiekader (USK).

Key-controls

De volgende 15 generieke beheersingsmaatregelen (key controls) en uitwerking toetsen wij in samenhang om de kwaliteit van het subsidiebeheer te beoordelen.

1. Risicoanalyse

Het ministerie beschikt over een procedure die voorschrijft dat  er bij de totstandkoming van elke nieuwe subsidieregeling een risicoanalyse wordt uitgevoerd en schriftelijk wordt vastgelegd. (Bron: Uniform Subsidiekader (USK)).

2. Eenduidige wet- en regelgeving voor selectie projecten en subsidiabiliteit van kosten

Wet- en regelgeving mag niet voor meerdere uitleg vatbaar zijn. Wanneer dit wel het geval is / blijkt, moet er een procedure zijn dat de wet- en regelgeving wordt aangepast en dat het zowel voor de aanvragers van de subsidie als de beoordelaars van het ministerie duidelijk is hoe wet- en regelgeving geïnterpreteerd moet worden.

3. Consultatie juridische afdeling

Het ministerie beschikt over een procedure dat bij nieuwe regelingen de beleidsdirectie de juridische afdeling consulteert zodat zichtbaar is vastgesteld dat er een wettelijke grondslag voor het verlenen van subsidie is.

4. Staatssteuntoets bij opstellen subsidieregeling

Het ministerie beschikt over een procedure dat er staatssteuntoetsen/-analyses worden uitgevoerd bij het opstellen van de subsidie(regeling).

5. Controlebeleid

Het ministerie beschikt over een procedure dat er bij de totstandkoming van elke nieuwe subsidie controlebeleid wordt geformuleerd op basis van de onder ‘1’ genoemde risicoanalyse. In dit controlebeleid is uitgewerkt wat voor controles er daadwerkelijk dienen plaats te vinden op de door de belanghebbende verstrekte gegevens en de naleving van subsidievoorwaarden.

6 Communicatiebeleid voor aanvragers en ontvangers subsidie

  • Het bestaan van een strategie om ervoor te zorgen dat begunstigden toegang hebben tot de vereiste informatie en toereikende ondersteuning ontvangen (folders, brochures, seminars, workshops, websites etc.);
  • Doeltreffende voorlichting aan begunstigden over hun rechten en plichten, in het bijzonder de voor de regeling vastgelegde subsidiabiliteitsregels, de toepasselijke regels inzake subsidiabiliteit, de specifieke voorwaarden voor steun, het financieringsplan, de uitvoeringstermijn, de eisen ten aanzien van afzonderlijke boekhouding of adequate boekhoudcodes en de informatie die moet worden bewaard en medegedeeld. De informatie- en publicatie-eisen moeten ook duidelijk worden weergegeven en medegedeeld;
  • Oproepen tot inschrijving worden bekendgemaakt om alle potentiële begunstigden te bereiken en bevatten een duidelijke beschrijving van de toegepaste selectieprocedure en de rechten en plichten van de begunstigden.

7. Juiste en tijdige beoordeling subsidieaanvraag en subsidieverlening

  • Het ministerie beschikt over procedures om de subsidieaanvraag tijdig en juist te behandelen. Op basis van het controlebeleid voert het ministerie eventueel aanvullende administratieve controles uit. De beleidsdirectie heeft het besluit voor de beschikking gemotiveerd en dit vastgelegd (zichtbare autorisatie door bevoegde functionaris/conform mandaatregeling), conform de arrangementen uit het USK;
  • Het ministerie beschikt over procedures om staatssteuntoetsen/-analyses uit te voeren voor zover deze nog niet bij het opstellen van de subsidie(regeling) hebben plaatsgevonden (zie ook onder ‘4’);
  • Het ministerie beschikt over procedures om aanvragen na ontvangst te registreren; iedere aanvrager krijgt een ontvangstbewijs en de goedkeuringsstatus van elke aanvraag wordt bijgehouden;
  • Het ministerie beschikt over procedures om een beschikking tot subsidieverlening af te geven binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag (een mogelijkheid is dat er signaallijsten periodiek worden uitgedraaid en/of melding door systeem). Dit wordt 22 weken indien er een nader onderzoek is ingesteld, er sprake is van cofinanciering of een aanvraag van advies is ingewonnen, bijvoorbeeld door een subsidievolgsysteem.

8. Juiste en tijdige betaling van subsidie(voorschot)

Het ministerie beschikt over een procedure om vast te stellen dat de betaling juist (juiste bedrag, rekeningnummer en begunstigde) en tijdig (conform regeling) heeft plaatsgevonden aan de juiste instantie/instelling (tot € 25.000: gehele subsidiebedrag wordt in één keer betaald, subsidies vanaf € 25.000: subsidieverstrekker bepaalt vooraf het bevoorschottingsregime).

9. Vastlegging verplichting en voorschot in financiële administratie

Het ministerie beschikt over een procedure waarbij wordt vastgesteld dat de financiële vastlegging tijdig – binnen 30 dagen - en juist heeft plaatsgevonden op het juiste artikel, juiste budgetpositie, budgetplaats en grootboekrekening (juiste boeking voorschot en juiste boeking en afboeking verplichting).

NB. Rond het jaareinde is het essentieel dat de subsidies ten laste van het juiste jaar worden geboekt (afgrenzing).

10. Beoordeling verantwoordingen subsidieontvangers en vaststelling definitieve subsidiebedrag

  • Het ministerie beschikt over een procedure die ervoor zorgt dat de beoordeling van verantwoordingen van aanvragers over besteding van door hen ontvangen subsidie geschiedt door een daartoe bevoegde persoon (conform mandaatregeling).
  • Het ministerie heeft een procedure die ervoor zorgt dat wordt beoordeeld of de verantwoording van de subsidieontvanger voldoet aan de voorwaarden die hieraan zijn gesteld.
  • Het ministerie heeft een procedure die ervoor zorgt dat er staatssteuntoetsen/-analyses worden uitgevoerd om vast te stellen of nog steeds aan de voorwaarden van een goedkeurend EC besluit of aan de voorwaarden van één van de ‘de-minimisverordeningen’ of ‘vrijstellingsverordeningen’ is/wordt voldaan.
  • Op basis van het controlebeleid voert het ministerie eventueel aanvullende administratieve of fysieke controles uit.
  • Bij subsidies boven € 125.000 mag de subsidieverlener om een controleverklaring vragen aan de subsidieontvanger. Het ministerie dient te beschikken over een procedure waarbij de controleverklaring zichtbaar wordt beoordeeld (zichtbare beoordeling van de verklaring en aansluiting met financiële verantwoording/onderdeel van checklist) door de beleidsdirectie.
  • De vaststelling van het definitieve subsidiebedrag vindt plaats op basis van de beoordelingen en de resultaten uit de verantwoordingen van de subsidieontvangers.

11. Sanctiebeleid

De beleidsdirectie die verantwoordelijk is voor het verstrekken van subsidies op basis van een regeling of op basis van een ministeriële kaderwet moet beschikken over een sanctiebeleid en dat beleid gedurende het jaar consistent toepassen.

In het sanctiebeleid moet in ieder geval zijn opgenomen:

  • Richtlijnen bij welke gevallen van misbruik welke sanctie wordt opgelegd;
  • Op welke wijze de subsidievoorwaarden en mogelijke sancties met de subsidieontvanger worden gecommuniceerd (bijvoorbeeld in de beschikking, de regeling of de beleidsregels);
  • De onderbouwing van de autorisatie en toepassing van het beleid bij het opleggen van sancties. Sanctiemogelijkheden zijn bijvoorbeeld: het preventief weigeren van een (toekomstige) subsidie, de subsidie lager of op nihil vaststellen, terugvorderen van de subsidie inclusief wettelijke rente, in geval van valsheid in geschrifte, aangifte bij openbaar ministerie (Bron USK).

12. Overzicht van geconstateerd misbruik

Het ministerie beschikt over een procedure dat er een overzicht wordt bijgehouden van geconstateerd misbruik bij subsidieverstrekking en analyseert deze gevallen (Bron USK).

13. Afboeken resterende openstaande verplichting en openstaand voorschot in financiële administratie

Het ministerie beschikt over een procedure waarbij wordt vastgesteld dat de resterende openstaande verplichting en voorschot tijdig – binnen 30 dagen - en juist worden afgeboekt (juiste artikel en juiste saldibalanspost, juiste budgetpositie, budgetplaats en grootboekrekening). Rond het jaareinde is het essentieel dat er geen verplichtingen en voorschotten meer openstaan die afgerekend zijn.

14. Reviewbeleid

De rijksoverheid tracht haar doelen onder meer te bereiken met inschakeling van organisaties buiten de rijksoverheid. Voor ministeries is in het kader van het dragen van hun verantwoordelijkheid een toereikend toezicht op deze organisaties van groot belang. Informatie voor het toezicht wordt onder meer verkregen door de externe organisaties verantwoording te laten afleggen, in het geval van financiële informatie zo nodig voorzien van accountantscontrole (controleverklaring). Het houden van reviews op deze audits is onderdeel van het departementale toezichtbeleid gericht op externe organisaties. Het ministerie/beleidsdirectie die verantwoordelijk is voor het verstrekken van subsidies op basis van een regeling of op basis van een ministeriële kaderwet dient een vastgelegd reviewbeleid, gebaseerd op risicoanalyse, te hebben en dit ook uit te voeren. Verder dient een minimum aantal reviews uitgevoerd te worden om middels deelwaarneming te toetsen of de kwaliteit van de door de accountant van de subsidieontvanger uitgevoerde werkzaamheden voldoende is.

15. Periodieke evaluatie van subsidieregelingen

Het ministerie beschikt over een procedure dat er een periodieke evaluatie van subsidieregelingen plaatsvindt. Dit betreft een evaluatie met specifieke aandacht  voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit levert input voor het bijstellen van subsidieregeling en/of –proces (Bron USK en CW 2016).