Huisvesting Nationale Politie

Conclusies

De nieuwe vormen van dienstverlening van de Nationale Politie stellen andere eisen aan het vastgoed van de organisatie. Dit gegeven, gecombineerd met de doelstelling om vanaf 2025 € 76,5 miljoen per jaar op de huisvesting te besparen, maakt een grote vastgoedoperatie noodzakelijk. Goed vastgoedmanagement is bij de uitvoering van zo’n operatie cruciaal. Besparen op publiek vastgoed is namelijk een langdurig proces met risico’s en onzekerheden die zoveel mogelijk moeten worden beheerst omdat het om grote bedragen gaat.

Relevante elementen van goed vastgoedmanagement zijn volgens ons: strategisch vastgoedbeleid, een heldere verdeling van taken en verantwoordelijkheden, inzicht in de bestaande vastgoedportefeuille, periodieke toetsing van voorgenomen nieuwbouwinvesteringen, aankoop- en afstootplannen aan de financiële doelen en een goede monitoring van de voortgang om eventuele risico’s voor het bereiken van de besparingsdoelstelling tijdig te onderkennen.

We zien dat de Nationale Politie een aantal elementen van het vastgoedmanagement op orde heeft, zoals een vastgoedstrategie met uitgewerkte maatschappelijke en financiële doelen. Daarnaast heeft de Nationale Politie in opzet een heldere verdeling van taken en verantwoordelijkheden voor de huisvesting. Ook zijn er normen vastgelegd voor het aantal vierkante meters per werkplek en voor het ruimtebeslag bij flexwerken. Deze onderdelen vormen tezamen een goede basis om de bestaande vastgoedportefeuille te toetsen aan de toekomstige huisvestingsbehoefte.

Uit ons onderzoek blijkt echter dat de volgende elementen uit het vastgoedmanagement eind 2014 nog niet op orde waren:

• inzicht in de gerealiseerde en nog te realiseren besparingen;
• een meerjareninvesteringsprogramma;
• benodigde expertise voor het afstoten van panden;
• beschikbare informatie over de vastgoedportefeuille en de voortgang van de operatie.

Wij concluderen hieruit dat er risico’s bestaan voor het bereiken van de besparingsdoelstelling. Ook andere ambities, op het gebied van de dienstverlening van de Nationale Politie, zijn daardoor wellicht niet (geheel) realiseerbaar.

Omdat de Nationale Politie op veel terreinen in een opbouwfase verkeert hebben wij er begrip voor dat het vastgoedmanagement binnen de organisatie zich gaandeweg moet ontwikkelen: niet alles kan tegelijk. We vinden niettemin dat bovengenoemde elementen zo snel mogelijk op orde moeten zijn. Er worden nu namelijk besluiten over vastgoed genomen die voor vele jaren financiële gevolgen hebben.

Aanbevelingen

Wij bevelen de minister van Veiligheid en Justitie (VenJ) aan om, voordat hij verder gaat met de vastgoedoperatie bij de Nationale Politie, pas op de plaats te maken. Hij zou eerst een aantal zaken op orde moeten brengen. Daarmee wordt voorkomen dat onomkeerbare beslissingen worden genomen met ongunstige financiële gevolgen. Als zou blijken dat kostenbesparende investeringen niet kunnen worden gedaan vanwege budgettaire krapte, kan de minister overwegen een bestemmingsreserve te vormen .

Om beter sturing te kunnen geven aan de vastgoedoperatie en de besparingsdoelstelling, hebben wij de minister verder het volgende aanbevolen:

• Actualiseer het beeld van de financiële doelstelling: maak duidelijk welk deel van de besparingsdoelstelling is ingevuld met concrete maatregelen en hoe het resterende deel van de besparing wordt ingevuld.
• Ontwikkel een integraal programma voor de uitvoering van het huisvestingsplan en neem daarin op: een meerjareninvesteringsprogramma; kritieke elementen uit de huisvestingsplannen; de belangrijkste financiële en planningsrisico’s; een afstootplanning; inzicht de onderhoudsstaat van panden; periodieke rapportages over bovengenoemde elementen in samenhang; een actueel beeld van de voortgang van de vastgoedoperatie.
• Gebruik het meerjareninvesteringsprogramma om de meerjarenbegroting van de Nationale Politie te herijken.
• Onderzoek of samenwerking met het Rijksvastgoedbedrijf een oplossing biedt om op de korte termijn voor professionele capaciteit te zorgen en expertise te ontwikkelen voor grote afstootvolumes.
• Maak alle kosten van een pand in de vastgoedadministratie inzichtelijk door de vastgoed- en de financiële administratie te koppelen zodat er een integraal beeld ontstaat van de relevante kosten die aan de panden verbonden zijn.

Reactie minister van VenJ

De minister van VenJ vindt het beeld dat wij schetsen van de ontwikkeling van de politie tot en met januari 2015 in grote lijnen overeenkomt met zijn eigen waarnemingen, en dat van toezichthouders. Hij ziet onze aanbevelingen als ondersteuning van de stappen die de Nationale Politie genomen heeft om geconstateerde knelpunten op te lossen.

Wij vinden het positief dat de minister toezegt de vastgoedadministratie te zullen ‘verrijken’ met extra gegevens en de mogelijkheden tot samenwerking met het Rijksvastgoedbedrijf wil onderzoeken. De minister geeft aan dat hij een pas op de plaats heeft gemaakt en de afgelopen maanden prioriteit heeft gegeven aan een nadere uitwerking van de huisvestingsplannen. Hij maakt echter niet inzichtelijk wat de financiële gevolgen van de gewijzigde huisvestingsplannen zijn. Daardoor blijft het risico bestaan dat onomkeerbare beslissingen worden genomen met ongunstige financiële gevolgen. Wij benadrukken dat een actueel financieel beeld nodig is voor een goede start van de uitvoering van de vastgoedoperatie.