Resultaten verantwoordingsonderzoek 2015 bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken

Onze conclusies

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is volop in beweging. Het moderniseren van de diplomatie vraagt aandacht voor gewenste gedrags- en cultuurveranderingen. De inspanningen zijn voelbaar op alle niveaus van de organisatie. We vragen voldoende tijd en aandacht voor de consequente en consistente uitvoering van deze veranderingen en het bijbehorende programma- en projectmanagement en de evaluatie.

Grote verandertrajecten van Ministerie van BZ vragen tijd voor uitvoering

Het Ministerie van BZ voert grote veranderingen door onder de titel ‘Modernisering Diplomatie’. Een aantal meer complexe en omvangrijke trajecten, zoals Stroomlijnen beleid en uitvoering, Vernieuwing personeelsbeleid, iDiplomatie en Consulaire dienstverlening kregen ook in 2015 de nodige aandacht van de departementsleiding. Sommige trajecten duren langer dan aanvankelijk de bedoeling was. De uitloop heeft vaak te maken met het hoge ambitieniveau en de complexiteit van het traject. Maar vooral ook met voortschrijdend inzicht; plannen worden tijdens de rit aangepast en bijgesteld (bijvoorbeeld bij het programma iDiplomatie).

Aandacht voor gedrag en cultuur is positief

De aandacht die het ministerie geeft aan de gewenste gedrags- en cultuurveranderingen die horen bij de modernisering van de diplomatie is belangrijk. Deze noodzakelijke randvoorwaarde is niet eenvoudig stuurbaar, laat staan goed meetbaar. We zien op verschillende plekken dat de gedrags- en cultuurveranderingen integraal onderdeel zijn van de verandertrajecten binnen het departement. Dat is het geval bij de trajecten iDiplomatie en Vernieuwing van het personeelsbeleid en bij de reguliere activiteiten informatiebeveiliging en digitale archivering. We noemen in dit verband ook het DARE-team als voorbeeld. Dit team valt onder de secretaris-generaal (SG) en heeft als opdracht gekregen om de innovatie van de organisatie te ondersteunen met aandacht voor gedrag, cultuur en werkprocessen, gericht op het primaire proces. We waarderen deze aanpak.

Meer tijd en aandacht voor programma- en projectmanagement, beheersing en evaluatie

Zoals gezegd, de veranderingsopgave is ambitieus en complex. Dit betekent dat het departement voldoende tijd moet reserveren voor consequente en consistente uitvoering van de plannen, maar ook voor beheersing en evaluatie ervan. Professioneel programma- en projectmanagement vraagt om tijd en om expertise. We zien dit terug bij het traject iDiplomatie. Dit traject, bedoeld voor de digitalisering van de werkzaamheden van de ambtenaren, kende de afgelopen jaren drie verschillende vormen. Tussentijds is dit project niet integraal geëvalueerd, waardoor het moeilijk te bepalen was of de doelen waren gerealiseerd. Dit geldt ook voor de kosten. Die worden inmiddels geschat op € 45 miljoen. Dit is aanzienlijk hoger dan de € 27,7 miljoen die op het Rijks ICT-dashboard wordt vermeld.

Alhoewel het moderniseringstraject zijn eindfase nadert, zullen de resterende omvangrijke en complexe veranderopgaven de komende tijd de nodige aandacht in het primaire proces vragen. Bovendien moeten de bezuinigingen de komende tijd pas echt worden gerealiseerd. Het ministerie moet dan, meer dan nu het geval is, stilstaan bij de vraag of projecten en programma’s moeten worden voortgezet. Een aantal activiteiten zal permanent nodig zijn en moet dus in de lijn geplaatst worden in plaats van in een (eindig) programma. Dat geldt ook voor minder ‘populaire’ zaken, zoals archivering en projectbeheersing. Die vergen een gedragsverandering; managers en medewerkers zullen elkaar onderling daarop moeten blijven aanspreken.

Verantwoordelijkheidsverdeling ministers BZ en Financiën diffuus

Eerder hebben we al geconstateerd dat met betrekking tot de EU-afdrachten de verantwoordelijkheidsverdeling tussen de ministers van Financiën en BZ diffuus is en niet aansluit op de begrotingsverantwoordelijkheid (EU-trendrapport 2011, rapporten bij de EU-Lidstaatverklaring 2011, de Nationale Verklaring 2013 en 2014 en de begrotingsbrief BZ 2015).

In het verlengde daarvan en van de discussies over welke informatie over de afdrachten opgenomen dient te worden in welk verantwoordingsdocument, bevelen we aan om de mutaties en de knelpunten in het beheer en de controle van de EU-afdrachten eenduidig en integraal te verantwoorden en toe te lichten op één plek. Gezien de huidige inrichting van het stelsel, waarbij de taken zijn belegd bij de minister van Financiën, bevelen we voorts aan om te overwegen de EU-afdrachten te begroten en te verantwoorden via begrotingshoofdstuk IX Financiën.

In het rapport komt verder het volgende aan bod:

• Beleidsresultaten: hier vindt u ons oordeel over de totstandkoming van de beleidsinformatie in het jaarverslag.
• Bedrijfsvoering: wij hebben oordelen over modernisering diplomatie, iDiplomatie, digitale archivering, informatiebeveiliging en vastgoed. Er is één onvolkomenheid en één onvolkomenheid is opgelost.
• Financiële informatie: we gaan hier in op de EU-afdrachten en de rolverdeling tussen de Ministeries van BZ en van Financiën. Wij zijn van oordeel dat de financiële informatie rechtmatig en getrouw is.
• Reactie van de minister en nawoord Algemene Rekenkamer.