Vastgoed bij universiteiten, twintig jaar na overdracht van eigendom

Vastgoedmanagement universiteiten en toezicht op vastgoedbeheer door raden van toezicht is op orde, maar kan beter

De 6 onderzochte universiteiten hebben het vastgoedmanagement op hoofdlijnen op orde, maar er zijn op onderdelen nog wel verbeteringen mogelijk:

• niet alle universiteiten hadden ten tijde van het onderzoek een vastgestelde vastgoedstrategie;
• soms ontbrak informatie over de bezetting van kantoorhuisvesting;
• in een aantal gevallen is een betere toepassing van nieuwe onderwijs- en huisvestingsconcepten mogelijk (online learning);
• en tot slot kan de RvT bij complexe financiële constructies beter betrokken worden.

De checks-and-balances bij vastgoedbeslissingen van de 6 onderzochte universiteiten zijn redelijk op orde, maar er zijn verbeteringen mogelijk met betrekking tot:

• het beperken van de minimale hoogte van investeringen waarboven de raden van toezicht goedkeuring moet geven;
• het vastleggen van besluiten.

Goed vastgoedmanagement vraagt om uitwisselen van informatie tussen organisatieniveaus

Waarom onderzochten wij het vastgoed bij universiteiten?

De Nederlandse universiteiten zijn van plan om de komende jaren in totaal ruim € 3 miljard te investeren in hun huisvesting, zoals blijkt uit cijfers van de Inspectie van het Onderwijs (IvhO, 2016). Investeren in goede huisvesting is voor universiteiten geen doel op zichzelf, maar staat in dienst van hun kerntaken: het verzorgen van goed onderwijs, onderzoek en valorisatie.

De ervaringen in andere onderwijssectoren (zie bijvoorbeeld ROC Leiden) laten zien dat goed vastgoedmanagement  geen vanzelfsprekendheid is en dat verkeerde keuzes met vastgoed grote gevolgen voor het primaire proces en de financiële positie van de instellingen kunnen hebben. Naast de omvang van de geplande investeringen was dat een belangrijke reden voor ons om het vastgoedmanagement bij de universiteiten te onderzoeken. 

Per 1 januari 1995 heeft het Rijk het eigendom van het universitair vastgoed overgedragen aan de universiteiten. Sindsdien kunnen zij zelfstandig beslissen over aankoop, verkoop, renovatie en nieuwbouw van vastgoed.

De financiering van het vastgoed is onderdeel van de lumpsum-financiering in het onderwijs. Dat betekent dat de universiteiten veel vrijheid hebben in de besteding van het geld dat zij via de begroting van het Ministerie van OCW ontvangen. Voor 2018 is € 4,4  miljard aan hoofdbekostiging voor het wetenschappelijk onderwijs begroot. Het is in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van de universiteiten om voor een juiste inzet van deze publieke middelen te zorgen. Een goed systeem van checks-and-balances, waaronder een goed functionerende raad van toezicht, is daarbij essentieel.

Daarom hebben we in ons onderzoek ook onderzocht hoe bij de universiteiten de checks-and-balances bij vastgoedbeslissingen zijn ingericht en hoe deze in een aantal onderzochte casussen hebben gefunctioneerd. Daarmee ontstaat inzicht in de besteding  van publieke middelen.

Welke normen & methoden gebruikten wij in ons onderzoek naar het vastgoed bij universiteiten?

Een uitgebreide toelichting op het door ons gehanteerde normenkader is te vinden in onze Handreiking Basisprincipes Vastgoedmanagent. Om het vastgoedmanagement en de checks-and-balances bij beslissingen over vastgoed te analyseren en te  beoordelen maken we gebruik van een veelgebruikt model. Dit model gaat uit van drie niveaus: strategisch, tactisch en operationeel.

1. Op strategisch niveau  bepaalt de organisatie haar strategisch vastgoedbeleid en vindt portefeuillemanagement plaats. Op dit niveau worden besluiten genomen over de strategische kernvoorraad (het vastgoed dat nodig is om optimaal bij te dragen aan de strategische doelen van de organisatie) en worden de onderliggende niveaus gestuurd.
2. Op tactisch niveau vindt het objectmanagement plaats (van individuele vastgoedobjecten). Het vastgoedaanbod wordt afgestemd op de behoefte van de gebruiker binnen de kaders die op strategisch niveau zijn bepaald. Onder objectmanagement vallen de besluiten over de verwerving en afstoting van vastgoed, het optimaliseren van het gebruik (leegstandsbeheer) en de instandhouding van het vastgoed (onderhoud).
3. Op operationeel niveau gaat het om objectbeheer van de afzonderlijke vastgoedobjecten zoals grond en gebouwen. Hieronder vallen het technische en facilitaire beheer en het bijhouden van de vastgoedadministratie.
   Op deze drie niveaus moeten binnen de organisatie heldere afspraken en afstemming zijn over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
4. Goede checks-and-balances
   Om risico’s tijdig op te merken zijn, behalve goed vastgoedmanagement op alle drie de niveaus, ook goed werkende checks-and-balances cruciaal. De raad van toezicht of een vergelijkbaar orgaan vervult hierbij een belangrijke rol. Daarnaast zijn er meestal nog andere actoren die in de checks-and-balances een rol spelen, zoals de externe accountant, een interne auditafdeling of een controller.

Stand van zaken

Het ministerie van OCW onderschrijft de analyse van het vastgoedmanagement en de checks-and-balances die bij het nemen van vastgoedbeslissingen van belang zijn en ziet het rapport en de aanbevelingen als een waardevolle aanvulling op de stappen die op dit terrein reeds zijn gezet. De minister ziet de aanbevelingen en de afzonderlijk gepubliceerde handreiking als een handvat voor universiteiten.

De vereniging van universiteiten (VSNU) ziet het onderzoek van de Algemene Rekenkamer als een belangrijke aanvulling op het onderzoek Campus NL. De VSNU is verheugd dat de Rekenkamer concludeert dat de onderzochte universiteiten het vastgoedmanagement en de checks-and-balances bij vastgoedbeslissingen op orde hebben. Tegelijkertijd vinden zij ook dat het van belang is om alert te blijven.

De reacties van de minister OCW en VSNU bieden aanknopingspunten om stappen te zetten naar een eenduidiger ingerichte continuïteitsparagraaf. Wij denken daarbij graag mee.