Onderzoek naar de bedrijfsvoering

Onderzoek

De minister is ervoor verantwoordelijk dat de bedrijfsvoering en de informatie over de bedrijfsvoering in het jaarverslag voldoen aan de eisen. Wij onderzoeken daarom de bedrijfsvoering zelf én hoe de informatie over de bedrijfsvoering in het jaarverslag tot stand komt (onderdeel van de niet-financiële verantwoordingsinformatie).

Aan welke eisen moet de bedrijfsvoering voldoen? Dat is vastgelegd in lagere regelgeving en/of opgenomen in beoordelingskaders, die de Algemene Rekenkamer of andere organisaties hebben opgesteld. In onze rapporten vermelden wij het concrete normenkader dat wij hebben gehanteerd, als dat van belang is.

Per ministerie onderzoeken we volgens bepalingen in de CW 2016 of:

het begrotingsbeheer ordelijk en controleerbaar is;
het financieel beheer doelmatig (efficiënt), rechtmatig, ordelijk en controleerbaar is;
het verwerven, beheren en afstoten van materieel doelmatig, rechtmatig, ordelijk en controleerbaar is;
de financiële administratie betrouwbaar en controleerbaar wordt ingericht en gevoerd;
de overige aspecten van de bedrijfsvoering, zoals informatiebeveiliging, IT-beheer, management-control, sturing en toezicht voldoen aan de eisen.

Daarnaast onderzoeken we of de niet-financiële verantwoordingsinformatie in het jaarverslag over de bedrijfsvoering betrouwbaar tot stand is gekomen. Ook onderzoeken we of de niet-financiële verantwoordingsinformatie niet strijdig is met de financiële verantwoordingsinformatie.

Wij onderzoeken niet ieder jaar alle onderdelen van de bedrijfsvoering, maar selecteren een aantal onderwerpen op basis van de uitkomsten van een risicoanalyse. Daarnaast zijn er onderwerpen die wij jaarlijks bij een aantal ministeries onderzoeken. Elk ministerie komt daarbij om de zoveel jaar aan de beurt.

Onderzoeksresultaten: tekortkomingen en oordelen

We onderzoeken de bedrijfsvoering, rapporteren over tekortkomingen en geven ons oordeel.

We onderscheiden 3 niveaus van tekortkomingen, oplopend in ernst:

aandachtspunt (AP)
onvolkomenheid (OVK)
ernstige onvolkomenheid (EOVK)

Aandachtspunten (AP) zijn tekortkomingen die geen afbreuk doen aan ons positieve oordeel, maar waarvan wij wel vinden dat de minister er iets aan moet doen. Soms doen we aanbevelingen om zaken concreet te verbeteren.

Stellen we een onvolkomenheid (OVK) vast, dan zijn we van oordeel dat de bedrijfsvoering op aspecten niet op orde is.
Relevante aspecten zijn onder meer:

er is veel geld mee gemoeid: kwantitatieve tolerantiegrenzen voor onrechtmatigheden en onzekerheden worden overschreden;
er wordt een kwalitatieve tolerantiegrens overschreden;
we zien geen aanpak/ontwikkeling gericht op verbetering;
de afwijkingen worden steeds erger of vinden steeds vaker plaats
door de afwijking worden de Staten-Generaal niet goed geïnformeerd, waardoor zij hun controletaak niet kunnen uitvoeren;
als gevolg van de afwijking wordt publieke dienstverlening of de uitvoering van wettelijke taken verstoord. Burgers en bedrijven ondervinden gevolgen van deze afwijking.

Een ernstige onvolkomenheid (EOVK) is een zwaarwegende onvolkomenheid; er wordt inhoudelijk ernstig tekortgeschoten. De Algemene Rekenkamer overweegt in elk geval een kwalificatie als ernstige onvolkomenheid voor onvolkomenheden die:

kunnen leiden of hebben geleid tot disfunctioneren van het financieel beheer;
betrekking hebben op kritische processen voor publieke dienstverlening en/of wettelijke taakuitvoering;
wijd verbreid zijn binnen het ministerie;
tot aanzienlijke risico’s voor de rechtmatigheid van zeer grote bedragen kunnen leiden of al hebben geleid;
al meer jaren 'oud' zijn en waarbij de problemen nog steeds niet planmatig en – volgens ons – adequaat worden opgepakt;
voor de Algemene Rekenkamer in recente jaren aanleiding zijn geweest om bezwaaronderzoeken in te stellen of bezwaar te maken.

Ons oordeel over de bedrijfsvoering formuleren wij als volgt:

‘De onderdelen van de bedrijfsvoering van <naam ministerie> die wij hebben onderzocht voldeden in <jaar> aan de gestelde eisen <met uitzondering van x onvolkomenheden >.’

Ons oordeel over de informatie over de bedrijfsvoering in het jaarverslag formuleren wij als volgt:

‘Wij hebben onderzocht of de bedrijfsvoeringsinformatie in het Jaarverslag <jaar> van het <naam ministerie> betrouwbaar tot stand is gekomen. Uit dit onderzoek zijn geen bevindingen naar voren gekomen waaruit blijkt dat de totstandkoming niet betrouwbaar is

Of: Over de betrouwbare totstandkoming hebben wij de volgende bevindingen:

Wij hebben ook onderzocht of de bedrijfsvoeringsinformatie in strijd is met de financiële verantwoordingsinformatie. Wij stellen vast dat de bedrijfsvoeringsinformatie niet in strijd is met de financiële verantwoordingsinformatie.
OF: De bedrijfsvoeringsinformatie is op de volgende onderdelen in strijd met de financiële verantwoordingsinformatie:

X;
XX;
XXX.’

Bezwaar

De Algemene Rekenkamer heeft het recht om bezwaar te maken. Dat recht is vastgelegd in de CW 2016. Doel van bezwaar maken is een signaal te geven dat maatregelen dringend nodig zijn. Jaarlijks bespreken wij of resultaten van ons verantwoordingsonderzoek aanleiding geven om bezwaar te maken. Het College van de Algemene Rekenkamer neemt daarover een besluit.

Wanneer maken wij bezwaar?

Wij maken alleen in bijzondere, ernstige situaties bezwaar tegen tekortkomingen in de financiële verantwoording en tegen tekortkomingen in de bedrijfsvoering van een ministerie (onvolkomenheden). Bijvoorbeeld: de fouten of onzekerheden in de financiële verantwoording zijn zo groot dat zij de betrouwbaarheid of de rechtmatigheid van de financiële verantwoording van een ministerie diepgaand raken en/of de tolerantiegrenzen voor tekortkomingen van de rijksrekening overschrijden. Of bijvoorbeeld: er zijn ernstige tekortkomingen in de bedrijfsvoering die zo urgent zijn dat zij direct om actie van de minister vragen. Of: daadkracht ontbreekt om eerder geconstateerde ernstige tekortkomingen op te lossen.

Hoe maken wij bezwaar?

De bezwaarprocedure verloopt als volgt: Wij sturen een bezwaarbrief aan de betrokken minister, waarin wij stellen wat wij van de minister verwachten, zodat het bezwaar kan worden opgeheven. In het algemeen geldt: fouten die zijn te herstellen moeten worden hersteld en de minister moet een verbeterplan maken waaruit blijkt hoe tekortkomingen in het vervolg worden voorkomen. Wij beoordelen de reactie van de minister. Het College van de Algemene Rekenkamer beslist of we het bezwaar wel of niet handhaven. Via onze rapporten bij de jaarverslagen informeren wij de Staten-Generaal over het gemaakte bezwaar en onze overwegingen tot al dan niet handhaven daarvan.
Als we het bezwaar tegen een onvolkomenheid handhaven, maken we hiervan een aantekening bij onze verklaring van goedkeuring bij de rijksrekening. Op die wijze wordt het gehandhaafde bezwaar expliciet betrokken bij de decharge van de betrokken ministers door beide kamers der Staten-Generaal.

Als wij ons bezwaar tegen een onherstelbare rechtmatigheidsfout handhaven, zendt de regering een indemniteitswet aan de Staten-Generaal. Een indemniteitswet is een wetsvoorstel bedoeld om een bezwaar van de Algemene Rekenkamer op te heffen. In een indemniteitswet vraagt de minister de Tweede Kamer om de verplichtingen, uitgaven of ontvangsten, ondanks het bezwaar van de Algemene Rekenkamer toch goed te keuren.