Resultaten verantwoordingsonderzoek 2023 Ministerie van Buitenlandse Zaken

Onze conclusies

De minister van Buitenlandse Zaken (BZ) heeft in 2023 ruim € 12 miljard uitgegeven. Hiervan betrof € 10,4 miljard afdrachten aan de Europese Unie (EU). De onrust in de wereld wordt ook weerspiegeld in de uitgaven. De minister van BZ heeft in 2023 bijvoorbeeld € 176 miljoen uitgegeven aan steun voor Oekraïne, dat is bijna 5 keer zoveel als in 2022. Hiervan ging € 29 miljoen via de Europese Vredesfaciliteit (EVF). De verwachte totale bijdrage van Nederland aan de EVF voor de periode 2021-2027 is ongeveer € 1 miljard in lopende prijzen

De inkomsten van het Ministerie van BZ waren in 2023 € 1,5 miljard lager dan begroot, omdat Nederland nog geen geld heeft ontvangen uit de Herstel- en Veerkrachtfaciliteit (HVF) van de EU.
Dit komt doordat de minister van Financiën het daarvoor benodigde betaalverzoek in 2023 niet heeft ingediend bij de Europese Commissie, vanwege vertraagde uitvoering van het Herstel- en Veerkrachtplan in Nederland. Het risico bestaat dat ook in 2024 de inkomsten uit het HVF lager zullen uitvallen dan nu door de minister van BZ is begroot € 1,2 miljard).

Informatiebeveiliging op ambassades is een nieuw aandachtspunt

In de context van toenemende dreigingen deden wij onderzoek naar de informatiebeveiliging op 3 belangrijke Nederlandse ambassades. We hebben hierbij getoetst of de ambassades belangrijke beveiligingsmaatregelen toepassen in de praktijk. Het beeld verschilt per ambassade, maar duidelijk is dat niet alle beveiligingsmaatregelen in de praktijk worden nageleefd. Dit is zorgelijk gezien de huidige geopolitieke situatie. Ons onderzoek laat 2 oorzaken zien: om de maatregelen uit te voeren zijn de ambassades sterk afhankelijk van individuele medewerkers.
Ook missen de ambassades concreetheid en samenhang in de voorschriften van het ministerie in Den Haag.

Centralisatie visumverlening (nog) niet doelmatiger, inkoopbeheer is een nieuw aandachtspunt

Hiernaast hebben wij in het kader van dienstverlening het visumproces onderzocht. De doorlooptijden voor visumaanvragen waren in 2023 langer dan in voorgaande jaren: slechts 52,3 van de aanvragen werd binnen de wettelijk voorgeschreven 15 dagen afgehandeld. De minister van BZ heeft de visumverlening tussen 2018 en 2023 gecentraliseerd. Beslissingen over visumaanvragen worden voortaan in Den Haag genomen, en niet meer in het buitenland. De beslissingen over visumaanvragen zijn nu uniformer dan vroeger, maar er is minder ruimte voor maatwerk. Dit komt mede doordat de afstand tussen de aanvrager en de dienstverlener groter is geworden, wat de kwaliteit van de dienstverlening niet (altijd) ten goede komt.
Bovendien maakt de minister gebruik van oude consulaire IT-systemen die het beslisproces vertragen. Zij heeft ervoor gekozen om het beheercontract voor een belangrijk systeem onrechtmatig te verlengen. Dit is een van de inkoopfouten die leiden tot een nieuw aandachtspunt op inkoopbeheer.

Verplichtingenbeheer is een nieuwe onvolkomenheid

In ons onderzoek naar de financiële verantwoordingsinformatie concluderen wij dat het Ministerie van BZ bij de registratie van aangegane verplichtingen structurele fouten maakt. Dat fouten worden gemaakt is menselijk maar op begrotingsartikel 7 Apparaat zijn het er te veel. Het gaat om verplichtingen die zijn aangegaan voor materiële uitgaven zoals bijvoorbeeld voor de exploitatie en investeringen van het departement zelf en van de Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland. De fouten zijn een gevolg van onnavolgbare of onjuiste registratie van verplichtingen in de financiële administratie. Dat beoordelen wij met een onvolkomenheid. Beheer van vastgoed in het buitenland blijft een aandachtspunt In 2022 en 2023 hebben wij onderzoek gedaan naar het beheer van vastgoed in het buitenland. Het ministerie van BZ heeft in totaal 1.066 vastgoedobjecten in gebruik. De objecten in eigendom hebben een totale waarde van (ten minste) € 2 miljard. In 2022 constateerden wij dat de minister van BZ te weinig informatie had voor adequaat vastgoedbeheer; we benoemden dit toen als een aandachtspunt.
In 2023 is de minister van BZ wel aan de slag gegaan om de vastgoedinformatie op orde te brengen, maar nog niet voldoende. Daarom handhaven wij het aandachtspunt.

Samenvattend financieel oordeel bij het Jaarverslag 2023 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken