Resultaten verantwoordingsonderzoek 2017 Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Onze conclusies

Wij zien veel ruimte voor de minister van OCW om de kwaliteit van de bedrijfsvoering en de verantwoording daarover verder te verbeteren. Zo geeft de minister van OCW het goede voorbeeld aan het onderwijsveld. 

De bedrijfsvoering van het Ministerie van OCW is in 2017 op een vergelijkbaar niveau gebleven als het jaar daarvoor. Over het jaar 2016 stelden wij een onvolkomenheid vast die betrekking had op de totstandkoming van de departementale jaarcijfers. De minister van OCW is erin geslaagd om deze onvolkomenheid binnen één jaar op te lossen. Vanwege een nieuwe onvolkomenheid in het voorschottenbeheer constateren wij ook dit jaar in totaal drie onvolkomenheden in de bedrijfsvoering:

• inkoopbeheer van het Inkoop- en Uitvoeringscentrum Noord;
• informatiebeveiliging: autorisatiebeheer bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO);
• toezicht op het voorschottenbeheer.

Inkoopbeheer van het Inkoop- en Uitvoeringscentrum Noord

DUO financiert de onderwijsinstellingen en de studenten. DUO maakt daarbij gebruik van complexe geautomatiseerde systemen. Om die systemen te onderhouden, te beheren en aan te passen worden regelmatig externe ICT-medewerkers ingehuurd via Inkoop- en Uitvoeringscentrum Noord. Bij de inhuur van deze medewerkers zijn in 2017 veel fouten gemaakt doordat bestaande inhuurcontracten op onrechtmatige wijze zijn verlengd of extern voorgeschreven procedures niet correct zijn toegepast. De minister van OCW legt over deze fouten verantwoording af in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag.

Informatiebeveiliging: autorisatiebeheer bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

Studenten mogen verwachten dat de minister van OCW zorgt voor een betrouwbaar studiefinancieringssysteem, waarin hun gegevens goed beveiligd zijn. Bij de ontwikkeling van het nieuwe studiefinancieringssysteem hanteert uitvoeringsorganisatie DUO een nieuwe aanpak. Dit leidde ertoe dat sommige medewerkers te veel rechten in het systeem kregen. Hierdoor was het in theorie mogelijk dat deze medewerkers onterecht gegevens van studenten konden inzien of dat studieschulden verwijderd of aangepast konden worden. DUO heeft gelukkig geen incidenten geconstateerd, maar kan ook niet aantonen dat alles goed is gegaan. Inmiddels is DUO bezig om op dit punt maatregelen te treffen. 

Toezicht op het voorschottenbeheer

Bij subsidieverlening verstrekt de minister van OCW voorschotten aan instellingen. Om goed verantwoording over de uitstaande voorschotten te kunnen afleggen is het nood zakelijk dat voorschotten terecht als voorschot zijn aangemerkt en tijdig worden afgewikkeld. Over 2017 heeft de Auditdienst Rijk het Ministerie van OCW gewezen op grote fouten in de voorschotten. Het Ministerie van OCW heeft deze vervolgens gecorrigeerd. Wij verwachten dat het ministerie de regie gaat voeren over het voorschottenbeheer, zodat OCW zelf fouten in het voorschottenbeheer kan voorkomen, of tijdig kan ontdekken en herstellen. 

Deze drie onvolkomenheden kunnen worden opgelost met een goede monitoring en/of goede sturing op veranderingen. Het Ministerie van OCW kan proactiever aan de slag met een goed risicomanagement om veranderprocessen beheerst uit te voeren en te bewaken.  

Verder in het rapport

In de volgende hoofdstukken werken wij bovenstaande conclusies verder uit:

• Hoofdstuk 3, ‘Financiële informatie’: hierin geven wij ons oordeel over de financiële informatie in het Jaarverslag 2017 van het Ministerie van OCW. Wij hebben vastgesteld dat de informatie op totaalniveau rechtmatig is en deugdelijk is weergegeven. Op artikelniveau is ons oordeel dat er een artikeltolerantie-overschrijding is op artikel 14 Cultuur. Er is ook een tolerantie-overschrijding bij de samenvattende verantwoordingsstaat agentschappen.
• Hoofdstuk 4, ‘Bedrijfsvoering’: hierin geven wij ons oordeel over de bedrijfsvoering van het Ministerie van OCW en beschrijven we de drie onvolkomenheden.
• Hoofdstuk 5, ‘Beleidsresultaten’: hierin geven wij ons oordeel over de totstandkoming van de informatie die in het Jaarverslag 2017 van het Ministerie van OCW is opgenomen over het gevoerde beleid.
• Hoofdstuk 6, ‘Reactie van de minister en nawoord Algemene Rekenkamer’: hierin hebben wij de reactie opgenomen die wij op 24 april 2018 ontvingen van de minister van OCW en ons nawoord daarbij.