Resultaten verantwoordingsonderzoek 2020 Ministerie van Buitenlandse Zaken

Onze conclusies

Snel en adequaat optreden bij repatriëring

In 2020 hebben wij de repatriëring van Nederlandse reizigers, die als gevolg van de huidige coronacrisis waren gestrand in het buitenland, onderzocht. In dit onderzoek hebben wij, in het verlengde van de onderzochte beleidsresultaten in 2019, ook de reisadviezen meegenomen. Onze conclusie: het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is, in samenwerking met partijen uit de reisbranche, snel en adequaat opgetreden bij de repatriëring. De aanpak had op sommige onderdelen beter gekund, maar gezien de onverwachte omstandigheden past ons hier geen verwijt. Een uitzondering hierop is de afscherming van persoonsgegevens van reizigers in de BZ-systemen, die onvoldoende was.

Huisvesting kent nog steeds tekortkomingen

De huisvesting van het Ministerie van BZ in het gebouw aan Rijnstraat 8 heeft de afgelopen jaren regelmatig negatieve aandacht in de media gekregen. Voor ons een reden om er onderzoek naar te doen. Daarbij hebben wij gekeken naar de volgende 4 aspecten: werkplektekorten, bouwtechnische problemen, fysieke beveiliging en de ontvangst van hoogwaardigheidsbekleders. Sinds de verhuizing in 2017 zijn voor alle 4 categorieën verbeteringen doorgevoerd, desondanks bestaan voor alle aspecten nog steeds problemen. Verder blijkt dat voor 3 van 4 onderzochte aspecten (beleving, fysieke beveiliging, ontvangst buitenlandse gasten) de ambtelijke leiding van het Ministerie van BZ indertijd het effect van de nieuwe huisvesting aan Rijnstraat 8 op de organisatie heeft onderschat. Inmiddels communiceert de ambtelijke leiding wel duidelijk over haar huisvestingswensen naar het hiervoor verantwoordelijke Ministerie van BZK, maar dit is te laat om alles op te lossen. Het doorvoeren van bouwkundige aanpassingen is immers na realisatie veel duurder dan tijdens de (ver)nieuwbouw.

Informatiebeveiliging: van 1 ernstige naar 2 onvolkomenheden

De ernstige onvolkomenheid op het gebied van informatiebeveiliging schalen wij voor 2020 af naar een onvolkomenheid. Tegelijkertijd komt hier een extra onvolkomenheid bij. Dit heeft de volgende redenen:

• Enerzijds heeft de minister van BZ vooruitgang geboekt op de terreinen waar wij vorig jaar de ernstige onvolkomenheid op baseerden. Hij heeft 3 van de 4 aanbevelingen uit 2019 opgevolgd en 1 deels. Op het gebied van accreditaties heeft de minister een deel van de achterstand weggewerkt, maar dit proces is nog niet afgerond. Omdat er nog steeds risico’s zijn, komen wij voor 2020 uit op een onvolkomenheid.
• Maar in ons beleidsonderzoek naar de repatriëring van Nederlandse reizigers uit het buitenland zagen wij ook dat de persoonsgegevens van ongeveer 18.000 reizigers in de interne ICT-systemen niet waren afgeschermd. Deze bevinding was voor ons een aanleiding om aanvullend onderzoek te doen. Hieruit concluderen wij dat de minister van BZ de risico’s op het gebied van toegangsbeveiliging onvoldoende beheerst. Wij kwalificeren dit als een separate onvolkomenheid, omdat wij deze tekortkomingen naast de al vastgestelde problematiek hebben opgemerkt.