Resultaten verantwoordingsonderzoek 2019 Overige Hoge Colleges van Staat, Kabinetten van de Gouverneurs en de Kiesraad

Onze conclusies

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) is verantwoordelijk voor het beheer van de begroting van de overige Hoge Colleges van Staat, Kabinetten van de Gouverneurs en de Kiesraad. De overige Hoge Colleges van Staat Kabinetten van de Gouverneurs en de Kiesraad voeren vanuit hun grondwettelijk onafhankelijke rol zelf het beheer over hun begroting of hun begrotingsdeel.

Wij stellen vast dat bij alle overige Hoge Colleges van Staat, Kabinetten van de Gouverneurs en de Kiesraad verbeteringen nodig zijn in het financiële beheer en het inkoopbeheer. Specifiek is verbetering nodig op de volgende onderdelen:

• verplichtingen boeken op het juiste moment en voor het juiste bedrag;
• prestatieverklaringen voor ontvangen goederen en diensten onderbouwen;
• zichtbaar maken van de aansluiting tussen contracten en facturen;
• rechtmatig inkopen en contracten tijdig verlengen.

Daarnaast vragen wij aandacht voor verbetering van de informatiebeveiliging. Hoewel wettelijk niet verplicht streven de overige Hoge Colleges van Staat ernaar om voor informatiebeveiliging te voldoen aan de normen uit de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR2017) en sinds 1 januari 2020 aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

De Hoge Colleges van Staat zijn organisaties die staatsrechtelijk een onafhankelijke positie hebben. Dit betekent dat zij zelf verantwoordelijk zijn voor hun beheer. De Hoge Colleges van Staat, Kabinetten van de Gouverneurs en de Kiesraad zijn echter relatief kleine organisaties waarbij niet altijd specifieke expertise aanwezig is. Wij bevelen de Hoge Colleges van Staat, Kabinetten van de Gouverneurs en de Kiesraad aan om meer met elkaar samen te werken op bedrijfsvoeringsonderdelen als inkopen, financiële administratie en informatiebeveiliging. Samenwerking kan voordelen bieden, zowel financieel als voor de continuïteit en kwaliteit van dienstverlening, zonder afbreuk te doen aan de positie en de eigen beheerverantwoordelijkheid van deze organisaties. Daarnaast bevelen wij aan om waar nodig specifieke kennis en ondersteuning te vragen, bijvoorbeeld aan de minister van BZK.

In het begrotingshoofdstuk IIB gaat het in relatie tot de rijksbegroting niet om veel geld. Ook voor deze kleine organisaties geldt echter dat het financieel beheer en de bedrijfsvoering op orde moeten zijn. Wij kijken daarom met dezelfde bril en met dezelfde normen naar deze organisaties als naar de departementen. In onze oordelen wegen we de omvang van de geldstromen in relatie tot de omvang van de organisatie mee.

Raad van State

Wij constateren over 2019 bij de Raad van State risico’s op het gebied van informatiebeveiliging. Vooral het autorisatiebeheer, het leveranciersmanagement, de beschikbare capaciteit en de risicoanalyses moeten verbeterd worden. Daarom beoordelen wij de informatiebeveiliging bij de Raad van State over 2019 als een onvolkomenheid.

Wij stellen vast dat de Raad van State meer aandacht moet besteden aan het onderbouwen van prestatieverklaringen. Ook moet de aansluiting tussen contracten en facturen beter zichtbaar gemaakt worden. Het verplichtingenbeheer merken wij aan als aandachtspunt, omdat de Raad van State niet alle verplichtingen tijdig en juist boekt. Deze fouten werden niet opgemerkt door de interne controle, maar door ons en de Auditdienst Rijk (ADR).

Algemene Rekenkamer

Bij de Algemene Rekenkamer stellen wij vast dat het aandachtspunt uit 2018 over het verplichtingen- en vorderingenbeheer is opgelost. Wel constateren wij dat de Algemene Rekenkamer meer oog moet hebben voor het onderbouwen van prestatieverklaringen en de aansluiting tussen contracten en facturen beter zichtbaar moet maken.

Nationale ombudsman

De Nationale ombudsman had in 2019 de informatiebeveiliging niet op orde. Bij de Nationale ombudsman constateren wij risico’s op alle 4 de elementen van informatiebeveiliging governance, inrichting van de organisatie, risicomanagement en incidentmanagement. Daarom merken wij de informatiebeveiliging van de Nationale ombudsman aan als een onvolkomenheid.

De Nationale ombudsman moet daarnaast meer aandacht besteden aan het onderbouwen van prestatieverklaringen. Tot slot is een aantal contracten niet tijdig verlengd en is een aantal verplichtingen in het verkeerde begrotingsjaar geboekt.

Kanselarij der Nederlandse Orden

De Kanselarij der Nederlandse Orden heeft in 2016 een aanbesteding gedaan voor een nieuw IT-systeem voor de aanvraag, verwerking en archivering van verzoeken voor het toekennen van Koninklijke onderscheidingen. Wij zien dat het project vertraging heeft opgelopen, dat de kosten hoger zijn dan geraamd en dat een deel van de kosten onrechtmatig is. We zien ook dat de Kanselarij om het project te beheersen steun heeft gezocht bij de Haagse Inkoopsamenwerking (HIS) en bij externe inhuurmedewerkers. Wij merken het IT-beheer over 2019 aan als aandachtspunt.

Kabinet van de Gouverneur van Aruba

De ontvangsten van het Kabinet van de Gouverneur van Aruba bestaan uit leges voor de afgifte van paspoorten, nooddocumenten en visa en uit ingediende verzoeken om optie en naturalisatie. Bij de ontvangsten kon de ADR geen aansluiting maken tussen de gegevens van het kabinet en de gegevens van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG). De ontvangsten zijn voor ons daarom onzeker.

Kabinet van de Gouverneur van Curaçao en Sint-Maarten

Bij de Kabinetten van de Gouverneur van Curaçao en Sint-Maarten kreeg de ADR na herhaaldelijke verzoeken geen of onvoldoende documenten aangeleverd om betalingen te onderbouwen, bijvoorbeeld omdat documenten niet meer vindbaar waren. Documenten die wel werden aangeleverd gaven onvoldoende informatie voor de ADR. Bij de ontvangsten (paspoortleges en naturalisatiegelden) kreeg de ADR net als bij het Kabinet van de Gouverneur van Aruba tegenstrijdige informatie van de kabinetten en van de RvIG. Bij het Kabinet van de Gouverneur van Curaçao kon de ADR voor geen enkele van de ontvangsten en uitgaven vaststellen dat deze kloppen. Bij het Kabinet van de Gouverneur van Sint-Maarten kon de ADR eveneens voor geen enkele van de ontvangsten en uitgaven vaststellen dat deze kloppen, met uitzondering van de salarissen. Wij merken daarom het financieel beheer bij het Kabinet van de Gouverneur van Curaçao en bij het Kabinet van de Gouverneur van Sint-Maarten aan als onvolkomenheid.

Kiesraad

Bij de Kiesraad hebben wij geen bevindingen.

Verder in het rapport

In de volgende hoofdstukken werken we de conclusies verder uit:

• Hoofdstuk 2, ‘Feiten en cijfers’: hierin geven we een korte beschrijving van het begrotingshoofdstuk IIB en de financiële omvang van het begrotingshoofdstuk waarover wij ons oordeel geven.
• Hoofdstuk 3, ‘Financiële informatie’: hierin geven wij ons oordeel over de financiële informatie in het Jaarverslag 2019 van de Overige Hoge Colleges van Staat, Kabinetten van de Gouverneurs en de Kiesraad. Wij hebben vastgesteld dat de financiële verantwoordingsinformatie op totaalniveau rechtmatig, betrouwbaar en ordelijk is. Op artikelniveau is ons oordeel dat de financiële verantwoordingsinformatie rechtmatig, betrouwbaar en ordelijk is met uitzondering van 3 gevallen waarin de tolerantiegrens is overschreden.
• Hoofdstuk 4, ‘Bedrijfsvoering’: hierin geven wij ons oordeel over de bedrijfsvoering van de Overige Hoge Colleges van Staat, Kabinetten van de Gouverneurs en de Kiesraad. In 2019 hebben wij 4 onvolkomenheden geconstateerd. De onvolkomenheden hebben betrekking op de informatiebeveiliging bij de Raad van State en bij de Nationale ombudsman, het financieel beheer bij Kabinet van de Gouverneur van Curaçao en het financieel beheer bij het Kabinet van de Gouverneur van Sint-Maarten. Dit zijn nieuwe onvolkomenheden ten opzichte van 2018. In dit hoofdstuk staan naast de onvolkomenheden ook de belangrijke risico’s en aandachtspunten ten aanzien van de bedrijfsvoering.
• Hoofdstuk 5, ‘Beleidsresultaten’: hierin geven wij ons oordeel over de totstandkoming van de informatie die in het Jaarverslag 2019 van de Overige Hoge Colleges van Staat, Kabinetten van de Gouverneurs en de Kiesraad is opgenomen over het gevoerde beleid.
• Hoofdstuk 6, ‘Reactie van de minister en nawoord Algemene Rekenkamer’: hierin vatten we de reactie samen die we op 11 mei 2020 ontvingen van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De minister geeft in haar reactie aan dat in 2020 in het overleg van de Hoge Colleges van Staat zal worden nagegaan welke vorm van samenwerking op de overige te onderscheiden onderdelen van de bedrijfsvoering passend en gewenst is. Daarnaast geeft zij aan dat de Overige Hoge Colleges van Staat, Kabinetten van de Gouverneurs en de Kiesraad onze bevindingen grotendeels herkennen.
  In ons nawoord constateren wij dat de Overige Hoge Colleges van Staat, Kabinetten van de Gouverneurs en de Kiesraad inmiddels verbetertrajecten hebben aangekondigd of al zijn gestart om op de genoemde terreinen verbeteringen door te voeren. Over het verslagjaar 2020 zullen wij de verdere ontwikkelingen op deze terreinen volgen.